Finom: che cos'è e come funziona

L'azienda

Finom è una startup fintech, specializzata in fatturazione elettronica, lanciata nel settembre 2019: alle spalle di questa iniziativa ci sono un gruppo di imprenditori (Antonio la Mura, Ivo Dimitrov e Sergey Petrov), con headquarter ad Amsterdam. Nel nostro Paese l'utilizzo della fatturazione elettronica da parte delle imprese è diventato obbligatorio sia nei confronti della Pubblica Amministrazione che nelle transazioni tra privati per quasi tutte le attività commerciali a partire dal primo gennaio 2019.

L'idea di Finom prende piede dalla volontà di offrire delle soluzioni che permettano di snellire le procedure burocratiche e di lavorare con più facilità e risparmiando tempo, attraverso un sistema molto semplice di invio e di ricezione di fatture elettroniche. Finom non sostituisce però il commercialista, perché non offre al momento servizi di natura fiscale.

Cosa fa

Creazione di fatture elettroniche

• Basta cliccare dalla dashboard su “Nuova fattura” e il processo è molto semplice e rapido, provare per credere! Innanzitutto il format di fattura elettronica che si apre ha già i dati della propria società (modificabili in ogni istante).
• Nessuna confusione con i numeri progressivi, perché la nuova fattura ne avrà in automatico uno progressivo rispetto all'ultima fattura già creata. Scegli tu il primo numero e le altre verranno di conseguenza. Le date (emissione e scadenza) sono modificabili, e si può scegliere il metodo di pagamento da un menu a tendina.
• Meno possibilità di sbagliare anche nell'inserimento dati del cliente: tu inserisci la ragione sociale o la partita Iva e Finom completa gli altri campi (essendo collegati ai registri ufficiali della Camera di Commercio).
• Si inserisce quindi l'oggetto della prestazione e si specifica l'Iva a cui questa prestazione è soggetta: Finom calcola in automatico l'importo totale e la parte di Iva.

Invio di fatture elettroniche

• Una volta creata la fattura, puoi decidere come inviarla: basta cliccare su "Invia fattura elettronica" nella parte sinistra dello schermo in rosso e scegliere tra le diverse modalità proposte. Puoi copiare il link e condividerlo; inviarla via email da scaricare; inviarla tramite Facebook Messenger; WhatsApp; Telegram.

Ricezione di fatture elettroniche

• Il Codice Destinatario di Finom è KGVVJ2H ed è il codice che permette all'Agenzia delle Entrate di riconoscere il software che si sta utilizzando e recapitare dunque le fatture con successo.
• Va comunicato al cliente e va anche registrato nella sezione ad hoc del sito dell'Agenzia delle Entrate dal nome "Fatture e Corrispettivi", a cui si accededal seguente link.
• Una volta giunti alla pagina di accesso del sito, si deve eseguire l’autenticazione tramite SPID, CNS o Codice Fiscale / Codice Entratel, e successivamente cliccare sulla sezione "Registrazione dell'indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche" e qui inserire il Codice Destinatario KGVVJ2H nella sezione dedicata. Dopo aver cliccato su "Aggiorna" si può partire.

Sollecitare pagamento

• Finom sa bene quando scade una fattura e invia un reminder per il pagamento al cliente passati 3, 5, 7 e 15 giorni.
• Finom permette di avere tutto sotto controllo perché tiene traccia delle fatture in scadenza o scadute direttamente dalla dashboard, ordinate in base alla loro data di scadenza.
• Lo stesso tipo di servizio è previsto anche per ricordare a te quali fatture devi saldare ed entro quando: Finom infatti manderà anche a te dei reminder di pagamento.

Creazione di note di credito

Per rettificare una fattura inviata che contiene errori si può creare una nota di credito (quando l'importo effettivo è più basso di quanto indicato in fattura). Basta cliccare sulla fattura da modificare, cliccare sulla scritta “Scopri di più” e quindi “Annulla con nota di credito”, infine “Conferma”. A questo punto è possibile creare una nuova fattura con gli importi corretti.

Quanto costa

Finom ha una versione gratuita (Solo) e una a pagamento (Standard). Sarà presto disponibile anche il piano Premium. Sia con Solo che con Standard è possibile creare un numero illimitato di fatture e avere la possibilità di ricevere fatture elettroniche passive, creare note di credito e reminder automatici ai clienti per il pagamento, oltre che tracciare lo stato delle fatture.

• Solo: Gratuito. E' possibile creare un numero illimitato di fatture e ricevere fatture elettroniche passive, collegare all'account un altro utente (potrebbe essere, ad esempio, il commercialista) e inviare un massimo di 3 fatture elettroniche al mese.
  
• Standard: 4,99€/mese con fatturazione annuale o 6,99€/mese con fatturazione mensile. Prevede 30 giorni di prova. E' possibile creare un numero illimitato di fatture elettroniche ogni mese, e aggiungere fino a 10 utenti da collegare all'account (oltre a dare accesso al commercialista, potresti ad esempio far gestire l'account dell'azienda a uno o più collaboratori ). Si può modificare il layout delle fatture e, a breve, avere un link diretto in fattura per il pagamento oltre a un supporto garantito in meno di 4 ore.
  
• Premium (coming soon): 9,99€/mese con fatturazione annuale o 11,99€/mese con fatturazione mensile. Prevede 30 giorni di prova. Sono comprese tutte le funzionalità del piano Standard, con la possibilità però di avere un numero illimitato di utenti, di integrare i servizi di fatturazione direttamente al tuo conto bancario, riconciliare pagamenti e sincronizzare servizi di archiviazione cloud esterni (Dropbox, Google Drive) per la conservazione delle fatture, oltre alla gestione conti in multivaluta.

Come attivare il servizio

Primo step: per iscriversi a Finom basta registrarsi con Google, LinkedIn o Facebook, oppure usando la propria email aziendale. Dopo aver accettato i Termini di servizio e l'Informativa sulla Privacy, si prosegue.

Secondo step: si inserisce il proprio nome completo e una password.

Terzo step:

• Da un menu a tendina si trova la propria azienda, selezionando il Paese e inserendo la ragione sociale o il numero di Partita Iva.
• E' possibile anche l'opzione “sono un libero professionista”. Si apre a questo punto un menu a tendina in cui indicare il Titolare della partita Iva e il Numero della partita Iva.
• Per chi ha indicato l'opzione “Non ho un business”, appare l'indicazione che per ora Finom non permette alle persone fisiche di registrarsi e che arriverà una notifica email quando sarà possibile.

Quarto step: terminato il processo di registrazione viene inviata una mail da convalidare per accertarsi del contatto e a questo punto si può entrare nel proprio Account. Facile, no? Non resta che provare.

Il servizio è adatto a te?

Limiti

• E' importante ricordare che Finom è un servizio pensato per le imprese e per i liberi professionisti, quindi chi voglia registrarsi e usufruire dei suoi servizi deve avere piena capacità giuridica, essere maggiorenne ed essere imprenditore, libero professionista o titolare di un’azienda, utilizzando i servizi esclusivamente per scopi aziendali.
• Se a registrarsi è un soggetto giuridico, la registrazione deve essere effettuata dalla persona fisica che è autorizzata a rappresentare tale entità e che disponga delle deleghe necessarie ad effettuare tale azione per conto dell’impresa.

Programma Cashback

• Essere pagati per le proprie fatture? Non è un sogno, è il programma Cashback di Finom: 1 euro per ogni fattura inviata (fino a un massimo di 20 al mese) che è possibile utilizzare per pagare il servizio o incassare.
• Questa scelta nasce dall'idea che i migliori testimonial siano proprio gli utenti, perché diffondendo la conoscenza e l'esperienza di utilizzo della piattaforma possono far nascere anche in altri il desiderio di provarla. Quindi, meglio pagare i propri utenti che investire in campagne di marketing e pubblicità.

Organizzazione e tempistiche

• Se il tuo problema è la difficoltà a organizzarti e la facilità a dimenticare scadenze o a verificare che i clienti le rispettino, allora Finom può darti una mano importante, grazie ai reminder inviati ai clienti o a te e grazie alla possibilità di monitorare tutte le fatture inviate e ricevute direttamente dalla dashboard.
• Nella sezione "Ricavi" si trova infatti l'elenco delle fatture inviate tramite Finom e il loro stato, che può essere "inviato", "consegnato" o "pagato".
• Nella sezione "Spese" invece si trovano tutte le fatture ricevute. Quelle non lette vengono evidenziate grazie a un piccolo numero vicino a "Spese" che segnala il numero di fatture non lette nella casella di posta. Di ognuna sarà possibile controllare lo stato ("Non pagato", "Pagato" o "Pagato Parzialmente”).
• Finom ti aiuta anche a gestire la relazione con il tuo cliente: infatti quando quest'ultimo apre la fattura da te inviata, questa azione sarà registrata e sarà tracciata e tu saprai che la fattura è stata aperta e letta.

Dove ottenere info e supporto

Per avere risposte ai dubbi e spiegazioni, sul sito è presente una sezione curata dal centro assistenza Finom che propone articoli suddivisi in diverse raccolte (Fatturazione, Come fare per, Impostazioni, etc.). E' anche attiva una live chat: abbiamo scritto per avere alcune spiegazioni e hanno risposto nel giro di un paio di minuti con grande competenza e disponibilità. Per ulteriori informazioni o per essere contattati, è possibile anche scrivere una mail a hello@finom.co.