Le carte business per gestire le spese aziendali

Una gestione efficace e accorta delle spese aziendali passa anche dall’adozione degli strumenti giusti, in grado di rispondere alle specifiche esigenze di un’azienda e dei suoi team con soluzioni flessibili e personalizzate.

Questo è vero soprattutto quando si parla di strumenti e metodi di pagamento, che possono davvero fare la differenza in termini di semplicità e sicurezza nella delega della gestione delle spese ai propri collaboratori.

Ma facciamo un passo indietro e, prima di tutto, capiamo perché - quando si parla di expense management - è fondamentale delegare la gestione delle spese e dei pagamenti e come questo sia utile per semplificare e ottimizzare i processi, aiutando l’azienda a risparmiare, crescere e innovarsi.

I vantaggi di una gestione collaborativa delle spese

La gestione collaborativa dei processi aziendali, compresi quelli finanziari, si contrappone al classico modello verticale in silos, ossia a quelle strutture organizzative basate sulla rigida divisione delle competenze e delle responsabilità per funzione, divisione o team di progetto. Ne abbiamo parlato approfonditamente qui.

A questo tipo di approccio, incapace di snellire i processi di comunicazione e di condivisione delle informazioni all’interno dell’azienda, si contrappongono la sinergia e la flessibilità di un ecosistema collaborativo, dove ogni dipendente guadagna in termini di autonomia e di partecipazione, con una conseguente ottimizzazione dei processi aziendali.

Una gestione collaborativa, infatti, consente ai dipendenti di risparmiare tempo e di dedicarlo ad attività a maggiore valore aggiunto per l’impresa.

I manager, in questo modo, beneficiano di un aumento di produttività e di prestazioni migliori, che promuovono la crescita dell'attività stessa.

Il carico di lavoro si riduce anche per il Dipartimento finanziario, o per il CFO, che non deve più dedicare tempo ed energie alla gestione delle note spese.

I dipendenti, inoltre, non devono più anticipare le spese per conto dell’azienda, né aspettare mesi per ottenere un rimborso: un notevole risparmio di tempo e un guadagno in termini di autonomia e serenità dei team.

Perché tutti questi vantaggi si realizzino, però, è necessario adottare le soluzioni e gli strumenti adeguati, che permettano di delegare in tutta sicurezza senza perdere mai il controllo.

Vediamoli insieme.

Introdurre una policy aziendale per la gestione delle spese

La causa più comune delle irregolarità o delle violazione delle politiche di spesa da parte dei dipendenti è la mancata comprensione delle regole: la policy aziendale è il documento formale che tende a stabilire e formalizzare proprio queste misure, fornendo ai collaboratori e a tutti i livelli aziendali delle regole ufficiali, chiare e condivise a cui fare riferimento per la gestione delle spese.

I vantaggi, quando si introduce in azienda una policy chiara ed efficace, sono molteplici - soprattutto se quello che si intende applicare è un modello di gestione collaborativo:

• fornire ai manager delle linee guida chiare da seguire;
• aiutare i dipendenti a familiarizzare con le norme e con gli strumenti da utilizzare (ad esempio carte aziendali, fondo cassa, finanze personali, etc);
• standardizzare e formalizzare le regole significa renderle facilmente reperibili e consultabili, semplificando anche la fase di onboarding dei nuovi dipendenti.

Ovviamente, quando si parla di spese aziendali, si fa riferimento a un contesto molto ampio di situazioni e di scenari da regolamentare.

Dalle necessità di office management, che prevedono la gestione di acquisti e fornitori, all’organizzazione degli eventi aziendali sino alla gestione delle trasferte.

Quando si elabora un documento di policy, è consigliabile analizzare questi casi in modo specifico e produrre linee guida ad hoc, in modo da coprire ogni possibile scenario di spesa.

Per maggiori informazioni su come definire e implementare una policy per la gestione delle spese che sia efficace e in grado di rispondere alle specifiche necessità della tua azienda, leggi il nostro precedente articolo e scarica la nostra guida dedicata.

Utilizzare strumenti digitali per semplificare la contabilità e i pagamenti

Per dare più autonomia ai propri collaboratori e delegare in totale sicurezza è importante adottare degli strumenti di expense management adeguati, che offrano soluzioni personalizzate e su misura per le esigenze del tuo business e dei tuoi team.

Per fortuna la digitalizzazione viene in nostro aiuto con una vasta gamma di opzioni.

Conti multipli per budget dedicati

Per poter delegare efficacemente alcune operazioni, è necessario conoscere bene le necessità dei propri collaboratori. Per questo è utile coinvolgere i propri dipendenti per ottenere preziose informazioni relative a:

• progetti futuri;
• bisogni ricorrenti;
• eventuali spese occasionali.

In questo modo è più semplice disporre di tutte le informazioni necessarie per definire budget coerenti per i propri team.

Un’ottima soluzione, in questo caso, è la creazione di conti multipli. Qonto, ad esempio, mette a disposizione più conti business con IBAN dedicati, tutti collegati al conto principale, sui quali versare il budget destinato a un progetto o a un team.

Ogni spesa, in questo modo, può essere classificata, a garanzia di una completa visibilità sui flussi di cassa.

Automatizzazione dei giustificativi

La raccolta dei giustificativi di spesa è un altro aspetto fondamentale della gestione delle spese aziendali. La legge infatti su questo punto è intransigente ed è necessario raccogliere e conservare in modo adeguato ricevute e fatture.

Anche in questo caso, è la tecnologia a venire in nostro aiuto: oggi esistono infatti strumenti digitali per la gestione della contabilità che consentono di automatizzare la gestione dei giustificativi e il cui funzionamento si basa sul principio della dematerializzazione.

Dal 2014, infatti, le ricevute dematerializzate hanno lo stesso valore probatorio della loro versione cartacea e possono essere conservate in una banca dati informatizzata.

In questo modo non solo si ottimizza l’organizzazione dei documenti e se ne limita il rischio di danneggiamento o di perdita nel tempo, ma si semplifica enormemente anche la raccolta delle ricevute da parte dei collaboratori e la fase di compilazione delle note spese.

Gli strumenti messi a disposizione da Qonto, ad esempio, offrono ai dipendenti la possibilità di fotografare gli scontrini con lo smartphone e conservare gli scatti in uno spazio dedicato dell’app.

Un notevole risparmio di tempo per i team, che anche da questo punto di vista guadagnano in serenità e autonomia.

Strumenti di pagamento personalizzati

Tra i più comuni motivi di frustrazione dei dipendenti c’è senza dubbio quello relativo all’uso della carta di credito o di debito personale per effettuare pagamenti aziendali.

È un feedback comprensibile: d’altra parte si tratta di anticipare denaro proprio, perdere tempo ed energie nella creazione delle note spese e infine attendere il rimborso.

Le carte di pagamento aziendali sono la soluzione migliore per ovviare a questo problema, fornendo autonomia ai collaboratori e, allo stesso tempo, visibilità pressoché totale per i manager sui budget e sulle spese.

Ad esempio, con le carte di pagamento configurabili di Qonto puoi:

• limitare i pagamenti online o all’estero;
• impostare limite di spesa giornaliero, mensile o per transazione;
• limitare l’uso della carta a determinati giorni della settimana o a carte fasce orarie.

Utilissime anche le carte usa e getta, ideali per gestire le spese occasionali dei collaboratori. Non tutti i team, infatti, hanno le stesse esigenze ed effettuano la stessa tipologia di spese, con la medesima frequenza.

Le carte usa e getta funzionano come le carte virtuali ma possono essere utilizzate per un periodo limitato di tempo, di solito per un singolo acquisto.

Sono configurabili sulla base di un limite di spesa predefinito e una precisa data di scadenza, garantendo il massimo livello di controllo e sicurezza.

Carte di pagamento: quali sono le abitudini degli imprenditori per la gestione delle spese?

Abbiamo detto che le carte di pagamento sono fra gli strumenti più utili, a disposizione delle aziende, per delegare e monitorare efficacemente le spese. Ma quali sono le abitudini a riguardo degli imprenditori?

Quali sono gli strumenti di pagamento più utilizzati dalle PMI in Italia e in Europa e in che modo la digitalizzazione ha cambiato l’approccio alla contabilità e alla gestione delle spese e dei pagamenti?

Qonto ha recentemente eseguito un’indagine proprio con l’obiettivo di rispondere a queste domande (lo studio è stato condotto tra il primo trimestre del 2021 e il primo trimestre del 2022, su oltre 250.000 clienti Qonto in Germania, Spagna, Francia e Italia) e i risultati parlano chiaro: i pagamenti con carta da parte delle piccole e medie imprese e dei liberi professionisti europei sono aumentati significativamente tra il 2021 e il 2022.

Analizziamo più da vicino i risultati dell’indagine.

Volume dei pagamenti: carte fisiche, virtuali o contanti?

La media del volume dei pagamenti con carta (sia virtuale che fisica) da parte delle imprese è aumentata del 10,8% rispetto allo stesso periodo del 2021 in tutti i mercati.

I Paesi dell’Europa meridionale hanno visto un aumento più consistente nell’utilizzo di carte con un +26,5% in Italia e un +55,7% in Spagna.

In Francia l’uso della carta è cresciuto del 10%, mentre in Germania, nazione conosciuta per l’alto uso dei contanti, Qonto ha assistito a un aumento del 17,8%.

L’utilizzo delle carte virtuali è in espansione nel Sud dell’Europa.

L’aumento globale dei pagamenti virtuali è diventato una realtà anche per gli imprenditori europei.

Specialmente nel Sud Europa, le carte virtuali sono ampiamente usate: gli imprenditori italiani hanno fatto registrare un +28,1% tra il primo trimestre 2021 e lo stesso periodo del 2022, mentre la Spagna è campionessa dei pagamenti virtuali con una crescita del 114,9%.

L’utilizzo delle carte fisiche va ancora per la maggiore.

I pagamenti virtuali sono sempre più utilizzati dalle piccole e medie imprese europee e dai liberi professionisti, ma le carte di pagamento fisiche sono ancora i metodi preferiti.

Sono state usate estensivamente in tutti i quattro mercati, raggiungendo il 92,5% di tutte le transazioni nel 1° trimestre 2022 (rispetto al 90,3% del 1° trimestre 2021).

Pagamenti con carta: le abitudini in base ai settori

I settori della logistica e dell’edilizia stanno progressivamente adottando i pagamenti virtuali.

Nel settore dell’edilizia le transazioni con la carta virtuale sono aumentate del 71,6% tra il primo trimestre del 2021 e il primo trimestre del 2022. Inoltre, le società che operano nei settori dei trasporti e dello stoccaggio hanno visto un forte aumento nell’utilizzo dei pagamenti virtuali con una crescita del 50,4%.

Complessivamente, le imprese dei settori più tradizionali sono più propense a pagare offline: nel 2022 le società edilizie hanno effettuato più del 90% dei loro acquisti offline.

Nel settore dei trasporti e dello stoccaggio, l’88,7% delle transazioni vengono principalmente effettuate offline.

Le aziende del settore delle comunicazioni sono pioniere nell’ambito dei pagamenti, con il 50% di tutte le transazioni processate online nel 2022, mentre nei settori finanza e assicurazioni il dato sale al 67%.