Gestire il flusso di cassa per monitorare le spese aziendali in modo più efficace: una guida pratica

Gestire il flusso di cassa in modo efficace rappresenta una delle sfide più importanti per imprenditori, liberi professionisti e titolari di piccole e medie imprese: da una parte, consente di monitorare le entrate e le uscite attuali e future per una corretta pianificazione a lungo termine, dall’altra garantisce che le risorse disponibili siano sufficienti per affrontare spese o costi imprevisti senza intaccare l’equilibrio finanziario dell’azienda, innescando un effetto domino che potrebbe causare criticità quali l’interruzione dei rapporti con i fornitori o l’impossibilità di pagare i dipendenti.

In questo articolo, condivideremo consigli, strumenti e strategie per aiutarti a gestire il flusso di cassa in modo più efficace e monitorare le spese della tua azienda senza lasciare nulla al caso.

Cos’è il flusso di cassa e quali sono le tipologie di flusso di cassa?

Il flusso di cassa, più semplicemente cassa oppure tesoreria, consiste nell’ammontare delle risorse economiche e finanziarie mobilizzabili della tua attività. In pratica, si tratta della liquidità disponibile da cui attingere per sostenere le spese aziendali ricorrenti (come il pagamento delle fatture ai fornitori o degli stipendi ai dipendenti), far fronte ai costi imprevisti o investire nella crescita del tuo business.

Possiamo distinguere tre principali tipologie di flusso di cassa:

• Flusso di cassa operativo: consiste nella liquidità di cassa generata o consumata per operazioni direttamente connesse all’esercizio dell’attività, escludendo i costi.
• Flusso di cassa dell’investimento: l’ammontare del denaro speso o incassato derivante dagli investimenti dell’azienda (es. acquisti o cessioni di immobilizzazioni).
• Flusso di cassa finanziario: flussi di cassa collegati alle operazioni di finanziamento, tra cui l’emissione o il rimborso di prestiti o il pagamento dei dividendi agli azionisti.

Perché il flusso di cassa è importante?

Come detto, il flusso di cassa è direttamente collegato all’equilibrio economico dell’azienda e consente di misurare il suo stato di salute finanziario.

Un’azienda in salute finanziaria, infatti, non avrà problemi ad affrontare spese impreviste o continuare a sostenere le sue attività nell’ambito di scenari macroeconomici negativi, per esempio durante una recessione o una congiuntura economica sfavorevole.

Per calcolare lo stato di equilibrio finanziario di un’azienda, possiamo fare affidamento al margine di tesoreria (o posizione finanziaria netta di breve termine), che tramite una semplice formula ci permette di individuare il grado di indipendenza economica di un’attività.

Per calcolare il margine di tesoreria, è sufficiente sottrarre dalle attività liquide (ovvero le risorse finanziarie immediatamente disponibili) le passività (o debiti) di breve termine (es. fatture dei fornitori, stipendi dei dipendenti, spese di affitto e utenze energetiche, ecc.).

In altre parole, il margine di tesoreria misura la capacità dell’azienda di affrontare le spese di breve periodo utilizzando le risorse economiche di cui già dispone (ovvero, la cassa), senza richiedere nuovi finanziamenti e indebitarsi ulteriormente.

Il margine di tesoreria può essere positivo (le attività liquide sono superiori ai debiti), in equilibrio (le attività liquide sono pari ai debiti) o negativo (le attività liquide sono inferiori ai debiti).

Fatta questa precisazione, un margine di tesoreria in equilibrio o negativo può essere particolarmente rischioso, in quanto l’azienda si troverà in una posizione particolarmente fragile ed esposta agli scenari esterni che potrebbero causare un aumento dei costi imprevisti e la potenziale insolvenza su breve termine.

Per scongiurare questo scenario, esistono alcune tattiche e strategie di gestione del flusso di cassa che permettono di monitorare le spese aziendali in modo più efficace, assicurando un margine di tesoreria sempre positivo. Vediamo quali sono.

Come utilizzare il flusso di cassa per monitorare le spese aziendali in modo più efficace

Una gestione più consapevole del flusso di cassa consente di tenere traccia delle spese aziendali per una corretta pianificazione futura; dall’altra parte, gestire le spese in modo efficiente permette di monitorare i flussi di cassa per assicurare l’equilibrio finanziario dell’azienda.

• Pianifica le entrate e le uscite in anticipo

La prima regola è pianificare in anticipo le entrate e le uscite attese dell’attività per stabilire un flusso di cassa previsionale. Il modo migliore per farlo è creare un foglio di calcolo dove includere tutte le entrate e uscite mensili previste, così da sapere in ogni momento quante risorse hai in cassa per affrontare le spese.

Cosa includere nel flusso di cassa previsionale? Trattandosi di entrate e uscite previste, tutto ciò che puoi ragionevolmente attendere, tra cui incassi per la vendita di beni e servizi, interessi o dividendi in entrata, costi per il personale, fatture da pagare e imposte o tributi da versare.

Da questo punto di vista, l’introduzione della fatturazione elettronica ha notevolmente semplificato la gestione del flusso di cassa previsionale, permettendo il monitoraggio in tempo reale delle fatture da pagare e da incassare, nonché delle imposte da pagare.

• Controlla regolarmente le spese a bilancio e gestisci le fatture insolute

Come abbiamo detto, nel flusso di cassa confluiscono tutte le entrate e le uscite della tua attività. Anche per questo motivo, è molto importante effettuare una revisione regolare delle spese per capire quali costi intaccano i tuoi margini di redditività e valutare se ridurli o eliminarli del tutto.

Ad esempio, potresti accorgerti di pagare un determinato servizio più del suo reale valore di mercato, oppure che alcuni contratti in essere potrebbero non rispondere più alle tue esigenze operative.

D’altra parte, le fatture insolute influenzano negativamente il flusso di cassa perché riducono le tue liquidità disponibili. In questo caso, cerca di tutelarti in anticipo inviando un sollecito prima della scadenza oppure chiedi un anticipo sul pagamento per assicurare un flusso di cassa coerente con le tue previsioni.

• Centralizza il monitoraggio delle spese con uno strumento integrato

Una corretta gestione del flusso di cassa passa soprattutto dalla centralizzazione del monitoraggio delle spese. Sul mercato, esistono numerosi strumenti pensati per semplificare la gestione delle spese e ottimizzare il flusso di cassa aziendale: uno di questi è Qonto, che ti consente di tracciare da un unico posto tutte le entrate e le uscite della tua attività.

Utilizzando la dashboard centralizzata di Qonto, potrai categorizzare automaticamente tutte le spese e pianificare le entrate per conoscere il flusso di cassa in tempo reale.

Inoltre, grazie alla gestione collaborativa delle spese e ai conti multipli con carte business aziendali dedicati, saprai esattamente quali sono i reparti che hanno un impatto maggiore sui tuoi conti e consentirai ai membri del team di contribuire attivamente ad un corretta gestione della nota spese, il tutto per consentirti di monitorare i costi aziendali in modo più efficace e migliorare il flusso di cassa.