Travel policy: regolare viaggi e trasferte dei team

I vantaggi della gestione collaborativa delle spese aziendali

La gestione delle spese aziendali coinvolge tutti gli attori di un’azienda - manager, dipendenti e team finanziario - e ha un impatto concreto sulle attività svolte quotidianamente, nei tempi e nei costi.

Esiste, dunque, un modo per ottimizzare questo processo e renderlo più efficace? La risposta è sì (ne abbiamo già parlato approfonditamente in questo articolo): attraverso una gestione collaborativa delle spese, che può essere applicata a diversi contesti, dalla gestione del budget di team a quella delle spese legate ai viaggi e le trasferte.

Al classico modello verticale si deve cioè sostituire un approccio collaborativo alla gestione delle spese, più agile e flessibile, dove ogni dipendente guadagna in termini di autonomia e partecipazione. La cooperazione diventa così il presupposto di migliori performance aziendali, sia dal punto di vista della produttività sia della crescita e della redditività. Qui sul blog di Fintastico abbiamo parlato proprio delle strategie con cui motivare i team attraverso l'autonomia.

L'introduzione di una policy per la gestione delle spese

Grazie alla gestione collaborativa, i dipendenti risparmiano tempo per dedicarlo ad attività a maggiore valore aggiunto per l’impresa. I manager beneficiano di un aumento di produttività e il carico di lavoro si riduce anche per il Dipartimento finanziario o per il CFO.

L’unica clausola perché tutti questi vantaggi siano reali e condivisi, è l’adozione di strumenti adeguati, per delegare in tutta sicurezza senza perdere mai il controllo. Tra questi, prima di tutto, c’è l’introduzione di una policy efficace e condivisa per la gestione delle spese aziendali e di policy specifiche che regolano i diversi ambiti di applicazione, come ad esempio viaggi e trasferte.

Concretamente, una policy aziendale per la gestione delle spese è un documento formale che contiene le misure per regolamentare e ottimizzare la gestione dei pagamenti aziendali. La finalità di questo documento è quella di fornire ai dipendenti, a tutti i livelli aziendali, delle norme ufficiali, precise e condivise attraverso cui gestire le spese di team, eliminando eventuali zone grigie.

In sintesi, nel documento di policy si va a definire l’elenco dei costi ammissibili, il limite massimo per ogni tipologia di spesa, gli strumenti da utilizzare, le scadenze per la presentazione dei giustificativi e altre informazioni accessorie.

L’obiettivo di una policy è di fornire indicazioni il più possibile chiare e comprensibili e per questo è importante che il documento sia ordinato, ben organizzato e facilmente consultabile.

Travel policy: gestione delle spese di viaggio

Quando si parla di spese aziendali, si fa in realtà riferimento a un contesto molto ampio di situazioni e di scenari da regolamentare. Dalle necessità di office management, che prevedono la gestione degli acquisti e dei fornitori, all’organizzazione degli eventi aziendali sino all’international mobility.

Oggi vogliamo concentrarci proprio su quest’ultimo caso, analizzando e approfondendo il tema della travel policy.

Quando si parla di travel policy ci si riferisce a un documento procedurale volto a regolare le modalità con cui si gestiscono le missioni e i viaggi d’affari aziendali. È un utile strumento a disposizione delle aziende non solo per un’efficace pianificazione delle trasferte ma anche per monitorare le capacità di spesa dell’impresa e le opportunità di risparmio offerte dal mercato.

Si tratta di un documento che deve ovviamente adattarsi delle esigenze specifiche di ogni azienda e per questo la sua redazione deve necessariamente essere preceduta da uno studio attento dei bisogni e delle peculiarità dell’impresa e dei suoi collaboratori.

Concretamente, una policy aziendale per la gestione delle spese è un documento formale che contiene le misure per regolamentare e ottimizzare la gestione dei pagamenti aziendali. La finalità di questo documento è quella di fornire ai dipendenti, a tutti i livelli aziendali, delle norme ufficiali, precise e condivise attraverso cui gestire le spese di team, definendo le aspettative ed eliminando eventuali zone grigie.

In sintesi, nel documento di policy si va a definire l’elenco dei costi ammissibili, il limite massimo per ogni tipologia di spesa, gli strumenti da utilizzare, le scadenze per la presentazione dei giustificativi e altre informazioni accessorie.

L’obiettivo di una policy è di fornire indicazioni il più possibile chiare e comprensibili e per questo è importante che il documento sia ordinato, ben organizzato e facilmente consultabile.

Travel policy: le caratteristiche fondamentali

Riassumendo, possiamo quindi dire che:

• A ogni azienda, la sua travel policy.
  Ogni azienda è diversa dalle altre e ha esigenze specifiche in termini di politiche di viaggio. Questo vale anche per aziende dello stesso settore: non è detto che una policy funzionante in un caso possa adattarsi automaticamente a un altro. Addirittura reparti aziendali differenti potrebbero avere bisogni diversi e quindi la necessità di sottostare a regole di travel policy specifiche.
  
• Flessibilità e adattabilità.
  Come in generale per ogni policy, anche quella relativa ai viaggi deve essere considerata un documento vivo e quindi adattabile al cambiamento del contesto di riferimento. Questo anche alla luce del "fattore pricing": policy troppo rigide o difficilmente modificabili potrebbero impedire all'azienda di cogliere eventuali opportunità derivanti dal mercato stesso.
  
• Consistenza.
  Una travel policy si inserisce per natura in un contensto di regole molto più ampio, volto a regolare tutte le attività di un'azienda. È quindi importante che le regole da essa definita siano coerenti e in linea con il modello generale di riferimento e che rispondano alla stessa cultura aziendale.

I punti chiave di una travel policy

Fatte queste premesse, le informazioni solitamente contenute in una travel policy classica sono:

• Limiti di spesa:
  Nella travel Policy deve essere illustrato chiaramente quello che viene pagato dall’azienda e ciò che invece non è oggetto di rimborso. Per questo dovranno essere stabilite a priori delle regole interne: il tetto massimo di spesa per i pasti, per l’alloggio, per i trasporti, etc. Occorrerà anche definire gli importi massimi di spesa sulla base dei diversi ruoli professionali o dei reparti di appartenenza, se differenti.
  
• Erogazione del rimborso e gestione dei giustificativi:
  Si tratta di un punto fondamentale della travel Policy, poiché ogni azienda ha un modo diverso di gestire il controllo degli scontrini. Ci sono aziende in cui i giustificativi vengono raccolti in formato cartaceo e gestiti manualmente dal reparto finanziario. Altre aziende si affidano a strumenti tecnologici con cui è possibile dematerializzare i giustificativi e liberare sia i dipendenti sia il reparto Finance dalla collezione e la conservazione dei supporti cartacei (Qonto offre proprio questo tipo di soluzione!).
  
• Rimborso chilometrico:
  Questo aspetto della travel policy è fondamentale e serve a normare sia i casi in cui il collaboratore disponga di un’auto aziendale sia il caso contrario. Quando il dipendente si sposta usando la propria auto, può essere concordato un prezzo per chilometro, su cui può incidere anche il ruolo o il reparto di appartenenza.
  
• International mobility:
  Le trasferte internazionali rappresentano un caso che è utile trattare in una sezione dedicata della travel policy. Due sono infatti le specificità da analizzare in questi casi: l’eventuale cambio di valuta (e quindi la definizione della moneta con cui il collaboratore sarà rimborsato, e la modalità) e il tema assicurativo.

Come redigere una travel policy efficace

Per redigere una travel policy efficace occorre prima di tutto studiare e conoscere le dinamiche di trasferta e di viaggio dei dipendenti, a ogni livello aziendale.

Il modo migliore è suddividere e aggregare le esigenze in base alla finalità della trasferta (per esempio: formazione, meeting, team building, incontro con i clienti etc) e ai ruoli coinvolti. Così sarà più semplice studiare i bisogni dei collaboratori e strutturare norme coerenti e complete.

Da non sottovalutare nemmeno la conoscenza del mercato travel: prima di tutto i player, i fornitori e i tool di pianificazione dei viaggi ma anche l’attualità, così da poter gestire in tempo reale eventuali criticità o problematiche che possono avere un impatto sui viaggiatori d’affari.

Una volta conclusa la fase di studio e di pianificazione, è possibile procedere con la produzione vera e propria del documento di travel policy.

Questa dovrà essere:

• Ben strutturata: ordinata, in un formato semplice da leggere e da consultare;
• Semplice: chiara e comprensibili a tutti, in grado di escludere le eccezioni e creare una serie di regole standardizzate;
• Condivisibile: facilmente reperibile ed esaminabile da tutti i dipendenti;
• Esaustiva: completa, capace di fare chiarezza su tutti gli aspetti salienti;
• Rilevante: sempre aggiornata, in base alle esigenze aziendali e al contesto di riferimento.

Risparmiare tempi e costi grazie alla travel policy

Il presupposto di una policy aziendale (travel o meno) è quello di condividere in maniera semplice ed esaustiva con tutti i collaboratori delle norme utili a gestire e coordinare operazioni di varia natura, a differenti livelli aziendali.

Si tratta di uno strumento particolarmente utile quando l’approccio dell’azienda alla gestione delle spese è di tipo collaborativo. La condivisione delle regole di gestione, in questo caso, è fondamentale per garantire l’uso adeguato degli strumenti adibiti, con un conseguente risparmio in termini di tempi e di costi del lavoro.

Sono molte le aziende più strutturate che hanno deciso di introdurre una figura specifica, il travel manager, che funziona come un’interfaccia tra il reparto Finance, quello HR e le esigenze dei collaboratori in trasferta.

Una figura utile per gestire la travel policy, applicarla e ridurre gli errori ma che per operare in maniera efficace deve necessariamente essere supportata da strumenti di gestione innovativi.