Policy aziendale per la gestione delle spese: la guida completa

Più un’attività cresce, più diventa cruciale l’esigenza di coordinare efficacemente i team, soprattutto per quanto riguarda la gestione finanziaria. Con i presupposti, gli strumenti e le condizioni giuste, si può implementare una gestione delle spese collaborativa, in cui i team sono maggiormente autonomi e consapevoli, a beneficio di tutta l’organizzazione.

Quali sono dunque questi strumenti da adottare, e quali le condizioni necessarie per poter introdurre efficacemente nella propria azienda un modello di gestione collaborativa delle spese? Il primo passo è un’efficace policy aziendale di gestione delle spese!

In questo articolo, approfondiremo l’importanza di questo strumento e forniremo alcuni consigli pratici.

Gestione collaborativa delle spese: quali sono i vantaggi?

Facciamo un passo indietro e ricordiamo quelli che sono i benefici assicurati a tutti i livelli di un’organizzazione dall’adozione di un modello collaborativo di gestione delle spese rispetto a un modello piramidale tradizionale.

Innanzitutto, la gestione collaborativa consente ai dipendenti di risparmiare tempo e di dedicarlo ad attività a maggiore valore aggiunto per l’impresa. I manager, così, beneficiano di un aumento di produttività e di prestazioni migliori, che promuovono la crescita dell'attività stessa.

Il carico di lavoro si riduce anche per il Dipartimento finanziario, o per il CFO, che non deve più dedicare tempo ed energie alla gestione delle note spese. I dipendenti, inoltre, non devono più anticipare le spese per conto dell’azienda, né aspettare mesi per ottenere un rimborso: un notevole risparmio di tempo e un guadagno in termini di autonomia e serenità dei team.

L’unica clausola perché tutti questi vantaggi siano reali è l’adozione degli strumenti adeguati, per delegare in tutta sicurezza senza perdere mai il controllo. Tra questi, prima di tutto, c’è l’introduzione di una policy efficace e condivisa per la gestione delle spese aziendali.

Cosa si intende per policy aziendale per la gestione delle spese?

Concretamente, una policy aziendale per la gestione delle spese è un documento formale che stabilisce misure volte a regolamentare e ottimizzare la gestione dei pagamenti aziendali.

L’obiettivo di questo documento è quello di fornire ai dipendenti, e a tutti i livelli aziendali, regole ufficiali, chiare e condivise sulla base delle quali gestire le spese di team, definendo le aspettative ed eliminando eventuali zone grigie.

La causa più comune delle violazioni delle politiche di spesa da parte dei dipendenti, infatti, è spesso la mancata comprensione delle stesse regole: nella policy si formalizzano, ad esempio, quali sono e quali non sono le categorie di spesa approvabili e, in questo senso, il documento funziona anche da riferimento per il dipartimento di contabilità quando deve decidere se una spesa è o meno rimborsabile, in che termini ed entro quali limiti.

I vantaggi di implementare una policy aziendale per la gestione delle spese

La definizione di una policy aziendale rigorosa è il modo migliore per mantenere il controllo sulle spese aziendali, soprattutto se quello che si intende applicare è un modello di gestione collaborativo.

I vantaggi sono molteplici:

• standardizzare e formalizzare le regole, rendendole sempre reperibili e consultabili, facilitando anche la fase di onboarding dei nuovi dipendenti;
• aiutare i dipendenti a familiarizzare con le regole, a sapere in anticipo come comportarsi (per esempio, stabilendo se una spesa è o meno rimborsabile o quali sono i limiti di spesa per una determinata attività) e quali strumenti utilizzare (carte aziendali, fondo cassa, finanze personali, etc);
• fornire ai manager delle linee guida chiare da seguire;
• prevenire il verificarsi di illeciti o di frodi.

Da non sottovalutare, inoltre, il valore strategico che deriva dall’implementazione di una policy di gestione efficace. Una spesa, infatti, è un costo generato da un’attività con l’obiettivo di produrre revenue. Stabilire cosa viene o meno considerato come una spesa aziendale, da questo punto di vista, è utile per avere maggiore controllo e una migliore gestione dei flussi di cassa.

Definizione di una policy aziendale per la gestione delle spese: da dove iniziare?

Per implementare una policy efficace occorre prima di tutto conoscere la situazione attuale dell’impresa, individuando le specifiche esigenze e i potenziali ostacoli.

Concretamente, si devono analizzare:

• La tipologia, l’importo e la frequenza delle spese sostenute;
• la distribuzione delle spese all’interno di ciascun team;
• i bisogni futuri;
• i problemi ricorrenti all’interno dell’azienda;
• il tempo solitamente dedicato alla gestione delle spese aziendali.

Si tratta di un’analisi che è consigliabile effettuare coinvolgendo tutti i collaboratori. Anzi, il coinvolgimento già in questa fase dei dipendenti è un’ottima occasione di dialogo e garantisce una visione più accurata e più concreta della situazione, oltre a dimostrare un approccio trasparente da parte dell’azienda. Più un collaboratore si sentirà responsabilizzato, e maggiore sarà lo spazio che gli verrà riconosciuto in termini di rappresentazione e di autonomia all’interno del team, maggiore sarà la sua soddisfazione e di conseguenza il suo commitment.

La collaborazione, anche in questa occasione, si dimostra dunque un elemento dal forte valore strategico e può diventare il presupposto di migliori performance dal punto di vista della produttività e, a lungo termine, anche in termini di redditività e crescita aziendale.

Come individuare e definire le modalità di gestione delle spese più adatte alla propria azienda

Quest’analisi preliminare è fondamentale per passare alla fase successiva, dove si vanno a definire le modalità di gestione delle spese più adatte a soddisfare le esigenze peculiari della propria azienda e dei propri team.

Ecco alcuni dei punti fondamentali da analizzare e stabilire in questa seconda fase:

• Definire l’elenco dei costi ammissibili;
• definire un limite massimo per ogni tipologia di spesa;
• definire gli strumenti da utilizzare;
• definire scadenze per la presentazione dei giustificativi;
• creare un documento standard da compilare dopo ogni spesa;
• ricordare le informazioni obbligatorie da fornire in base al tipo di spesa.

L’obiettivo, va ricordato, non è quello di aggiungere restrizioni superflue o limitanti, che potrebbero addirittura complicare la gestione dei pagamenti. Al contrario, una buona policy delle spese deve essere:

• Semplice: chiara e comprensibili a tutti, in grado di escludere le eccezioni e creare una serie di regole standardizzate;
• condivisibile: facilmente reperibile ed esaminabile da tutti i dipendenti;
• strutturata: ordinata, in un formato facile da leggere e da consultare;
• rilevante: sempre aggiornata, sia sulla base della normativa fiscale di riferimento sia in relazione alle esigenze aziendali.

Una volta stilato, infatti, il documento contenente la policy di gestione delle spese non è da ritenersi immutabile. Anzi, è destinato a evolversi e deve essere aggiornato costantemente per soddisfare sempre le mutevoli esigenze dei team e dell’organizzazione. A questo scopo, è utile sottoporre il documento a una periodica revisione, idealmente semestrale, per valutarne l’efficacia e apportare prontamente eventuali modifiche o integrazioni.

Come formare i nuovi dipendenti in merito alla policy aziendale di gestione delle spese

Avere a disposizione un documento ben organizzato, che spieghi in modo chiaro ed efficace le regole relative alle spese aziendali, sarà utile anche nella fase di onboarding di nuove risorse.

È infatti consigliabile condividere lo standard di gestione delle spese con tutti i nuovi arrivati e, a seconda dei casi e delle specifiche esigenze dei ruoli, organizzare dei meeting dedicati durante il periodo di formazione dove spiegare le procedure e gli strumenti utilizzati in azienda e rispondere a eventuali domande o dubbi.

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