Pagamenti e crediti, così incidono sul flusso di cassa aziendale

Di cosa vive un’azienda, se non del flusso monetario che interessa le sue casse? Denaro in entrata, denaro in uscita: entrambi movimenti vitali per un’impresa, qualunque essa sia.

Parliamo però di un flusso irregolare. In altre parole, la circolazione della liquidità nelle casse di un’attività imprenditoriale non è sempre uguale, né ci si può aspettare che sia puntuale o che rispetti uno scadenzario sempre fisso nel tempo.

Nel corso di un esercizio di 12 mesi è facile che un’azienda si ritrovi ad attraversare periodi con un picco di incassi e altri, invece, caratterizzati da spese continue e da denaro che in cassa scarseggia.

Capita soprattutto alle attività stagionali, ma non solo: è un fenomeno che abbiamo visto in tempi recenti con la crisi pandemica, e con i pochi incassi che ha portato, a seguito delle chiusure periodiche; è un fenomeno che interessa tutte le imprese che sul piano della gestione dei crediti si mostrano inesperte.

Prendiamo come esempio le attività B2B.

Secondo l’ultimo studio di CRIBIS sui pagamenti soltanto il 38,5% delle aziende italiane paga con puntualità i fornitori (dato in leggero miglioramento rispetto al 35,7% del 2020).

Una pratica simile risulta particolarmente dannosa soprattutto per le PMI italiane che operano nel campo del B2B. Le piccole e medie imprese lavorano, infatti, con volumi di vendita contenuti rispetto alle grandi multinazionali, e devono trarre dai loro incassi tutta la liquidità che serve per portare avanti l’attività.

Cosa vuol dire tutto questo? Significa che a rischiare una grossa crisi di liquidità sono soprattutto le PMI.

Gestione di crediti e pagamenti, anche questo è core business

L’errore più grande delle imprese che si trovano – a un certo punto della loro vita – a corto di liquidità in cassa è da rintracciare in una difficoltà di analisi dei movimenti.

O forse è più corretto dire di interpretazione dei movimenti. Abbiamo da un lato i movimenti in entrata, ossia gli incassi, e dall’altro i movimenti in uscita, quindi i pagamenti. Entrambi contribuiscono alle variazioni di liquidità che costituiscono il flusso di cassa.

Ciò nonostante, pagamenti e incassi sono considerati come due operazioni slegate fra loro, e su cui le imprese spesso hanno poco controllo.

E in effetti, una lettura superficiale può facilmente spingere verso questo errore.

Così succede di pensare che lo scopo di un’impresa sia soltanto produrre e vendere, essendo queste le due principali attività di core business; che pagare i fornitori entro una certa scadenza sia un compito di responsabilità; che per la gestione dei crediti non resta che rimettersi alla benevolenza dei clienti.

Eppure la verità è lontana da questa convinzione.

Perché la gestione finanziaria di un’azienda è il vero motore della sua attività.

Vale a dire: se non si lavora su una corretta gestione dei flussi monetari – prendendone quindi il controllo – non si può immaginare di portare avanti un’azienda che funziona.

Pertanto è da questo che bisogna iniziare.

Pagamenti e incassi, è tutta una questione di equilibrio

I flussi di denaro in entrata e in uscita vanno interpretati quindi come operazioni che coinvolgono, sì altri soggetti (fornitori, clienti, dipendenti, consulenti, ecc.), ma la cui gestione spetta all’azienda. In altre parole, sono operazioni che si devono svolgere sotto direzione finanziaria dell’azienda.

Senza dimenticare il rischio di eventuali imprevisti, è chiaro. Può sempre accadere di ritrovarsi tra le mani un credito insoluto per motivi che esulano dal controllo degli imprenditori o dei responsabili finanziari.

Ma sono pur sempre dei casi limite.

Il grosso del lavoro, nella gestione dei crediti e dei pagamenti, viene svolto invece proprio dall’interno – o almeno così dovrebbe essere idealmente.

Un lavoro il cui scopo principale è raggiungere un certo equilibrio tra i tempi di incasso e i tempi di pagamento.

O, se vogliamo utilizzare termini tecnici e di settore, l’equilibrio tra Days Payable Outstanding (o DPO) quindi il tempo medio (in giorni) impiegato da un'azienda per pagare le fatture ai fornitori, e Days Sales Outstanding (o DSO) ovvero il tempo medio di incasso dei crediti.

Si tratta, allora, di guardare per un attimo le cose da un’altra prospettiva, porre al centro il prodotto (o il servizio) che un’azienda realizza. Per produrre ciò che vendi hai speso dei soldi; vendendo ciò che produci incasserai quei soldi. L’equilibrio di cassa sta lì, proprio in questo.

Ed è importante mantenerlo: senza la liquidità degli incassi, a un certo punto diventa impossibile coprire i costi di produzione. Con il rischio di doverla interrompere.

Controllo dei tempi di incasso e di pagamento: è davvero responsabilità dell’impresa?

In altre parole, quanto potere e quanto controllo ha l’azienda sui tempi di incasso e di pagamento?

A giudicare dai dati presenti nello studio di CRIBIS sopracitato, viene da chiedersi se realmente ci sia la possibilità di prendere in mano le redini del proprio flusso di cassa.

Ma, a differenza di quanto si è portati a credere, una buona strategia di gestione dei movimenti monetari – a partire dai meccanismi di recupero crediti – può incidere direttamente sul cash flow.

Non a caso, dalla crisi pandemica in poi si è registrato un cambio di rotta nell’ambito della concessione – e conseguente riscossione – dei crediti commerciali.

Come ha fatto notare l’Osservatorio sulla gestione del credito del 2021, le aziende si mostrano sempre più attente, tanto da portare avanti analisi preventive dei clienti o scegliendo di affidarsi a società esterne di recupero crediti.

La responsabilità dell’impresa – e di chi l’amministra – però non si esaurisce qui. Più in generale, possiamo dire che elaborare una buona strategia che regoli il denaro in entrata e quello in uscita risolve già a monte diversi problemi.

Un esempio? La creazione di uno scadenzario dei pagamenti che tenga traccia delle fatture da pagare e di quelle da incassare può rappresentare per le imprese un supporto da non sottovalutare.

Allo stesso modo, e anzi con un’efficacia maggiore, può essere d’aiuto una rinegoziazione degli accordi con fornitori e clienti sulle tempistiche di pagamento.

È facile infatti immaginare quanto una dilazione di pagamento stringente possa creare problemi a quell’impresa che invece concede ai suoi clienti tempi di pagamento molto più lunghi.

Per spiegarlo in parole più semplici: se i tuoi clienti ti pagano in sessanta giorni, ma le tue spese vanno coperte entro un mese, è chiaro che il rischio di non avere liquidità a sufficienza si fa man mano più concreto.

Ma le best practice sulla gestione dei flussi monetari non finiscono qui. Puntare sui solleciti di pagamento, sia telefonici che per email, porta spesso a risultati inaspettati; e lo stesso può dirsi – chiaramente – del ricorso alle vie legali.

Senza dimenticare che, in certi casi, anche il pagamento in anticipo delle fatture dei fornitori avvantaggia le aziende. È il caso, per esempio, degli accordi che prevedono uno sconto in fattura per i pagamenti anticipati.

Insomma, la gestione del credito è una responsabilità dell’impresa. Fatta eccezione per le situazioni – è chiaro – più estreme, ovvero i casi limite che coinvolgono clienti in stato grave di insolvenza e aziende sul punto di fallire. In linea generale, però, è sempre possibile tenere sotto controllo la tesoreria aziendale con la giusta attenzione.

Il supporto dei software nella gestione dei flussi monetari

Il vero problema insito nella gestione dei flussi monetari è la quantità di tempo – e attenzione, appunto – che bisogna impiegare in attività di questo tipo.

Succede alle aziende con livelli di fatturato considerevoli, succede più o meno diffusamente a chi non ha dedicato all’amministrazione della tesoreria le giuste risorse. Eppure, il ricorso a un software specifico è in tutti i casi la soluzione più comoda ed efficace, specie quando questo lavora con il supporto di tecnologie avanzate e di un’interfaccia intuitiva.

Un software come Agicap, per esempio, consente una gestione globale della tesoreria, e che per questo tiene conto di ogni suo aspetto. Agicap, in particolare, si muove in tre direzioni:

• monitora tutti in movimenti che interessano la cassa, in entrata e in uscita, collegandosi direttamente ai conti bancari e ai sistemi di fatturazione;
• centralizza le fatture fornitori, con scadenze annesse, permettendone il pagamento in pochi clic;
• dà supporto alla gestione dei crediti, fissando promemoria, inviando laddove necessario solleciti di pagamento e tracciando infine l’effettivo incasso.

Conoscere il flusso di cassa è uno strumento di fondamentale importanza per gli imprenditori di oggi. Ma, soprattutto, è di fondamentale importanza saperlo monitorare in ogni step, dal pagamento all’incasso, per evitare di essere colti di sorpresa da una crisi di liquidità.