Office management: la guida per delegare le spese

Già diffuso da tempo nel contesto anglosassone, il ruolo dell’office manager si sta recentemente affermando anche nel contesto italiano.

Non si tratta solo della distribuzione del materiale per l’ufficio o della gestione di compiti amministrativi: l’office manager svolge un lavoro che implica il coinvolgimento di diversi stakeholder (interni ed esterni all’azienda) e che comporta delle responsabilità anche in termini di expense management.

È solitamente l’office manager, infatti, a gestire i rapporti con i fornitori e a occuparsi degli acquisti di materiale utile all’ufficio come cancelleria, mobili, cibo, bevande etc.

Per questo, è importante che ogni azienda si doti degli strumenti giusti per regolare questo tipo di attività, analizzando le necessità specifiche in base al settore, ai reparti coinvolti e alla dimensione aziendale.

In questo articolo analizzeremo le mansioni dell’office manager e il migliore approccio alla gestione delle spese per questo tipo di operazioni, insieme agli strumenti e alle soluzioni più efficaci da adottare.

L’ABC dell’office management

Chi è l’office manager e quali sono le sue responsabilità

Quella dell’office manager è una figura centrale nella gestione degli studi professionali e degli uffici. Si tratta di un ruolo molto versatile e per questo difficile da definire: volendo semplificare, possiamo dire che il suo compito principale è quello di coordinare e gestire tutta l’amministrazione.

A mansioni esecutive e organizzative, quindi, si sommano responsabilità di tipo decisionale: un office manager deve saper riconoscere e gestire le priorità quotidiane, reagendo in modo rapido ad eventuali problematiche o necessità.

Ciò implica anche il bisogno di godere di un certo livello di autonomia, per poter risolvere in maniera rapida e indipendente le eventuali criticità o, in ogni caso, per poter essere intraprendente e anticipare i bisogni di superiori e collaboratori.

Come cambia il ruolo dell’office manager in base al settore

Corporate Office Management

• In un contesto corporate in cui esistono una sede centrale dell’azienda e delle sedi locali secondarie, solitamente si individua un office manager responsabile del distretto (basato presso la sede principale) e dei responsabili di filiale.
• In questo caso si rendono spesso necessarie delle trasferte del manager di distretto presso le sedi locali o viceversa, ad esempio in occasione di corsi di formazione o di aggiornamento. È dunque fondamentale poter contare su una travel policy efficace, in grado di regolare spostamenti e trasferte e di semplificare la gestione delle spese per i viaggi.

Legal Office Management

Il ruolo dell’office manager in un ufficio legale implica un’esperienza pratica in ambito giuridico e una conoscenza base delle procedure legali, utili a fornire supporto amministrativo e di segreteria ad avvocati e dirigenti legali.

Anche in questo caso può presentarsi la necessità di effettuare degli spostamenti o delle trasferte (per esempio in caso di particolari udienze in tribunale) ed è comunque necessario che l’office manager possa provvedere efficacemente alle necessità dell’ufficio per quanto riguarda strumenti, cancelleria, etc.

Medical Office Management

Le responsabilità di un office manager all’interno di uno studio medico non si limitano alla supervisione organizzativa dello studio ma comprendono anche la corretta gestione dei dati dei pazienti e altri compiti cruciali come il rifornimento dello studio dei materiali necessari e il corretto smaltimento dei rifiuti medici.

Questo implica una costante relazione con i fornitori e un’attenzione particolare a scorte e acquisti.

Office management e gestione collaborativa delle spese

Questo rapido (e non esaustivo) excursus è sufficiente per capire come il lavoro dell’office manager implichi una ricorrente se non quotidiana gestione delle spese e come sia quindi cruciale semplificare il processo che sta dietro a questo tipo di attività. La soluzione? Una gestione delle spese di tipo collaborativo.

Delegare meglio per ottenere di più

Collaborazione e autonomia

La cooperazione è un fattore strategico all’interno di un’azienda e svolge un ruolo di massima importanza non solo nel breve ma anche nel lungo termine, dal punto di vista della redditività e della stessa crescita aziendale.

La capacità dei dipendenti di cooperare è strettamente legata, in maniera non esclusiva, al livello di autonomia di cui i collaboratori godono nei team e all’interno dell’azienda.

Attraverso l’autonomia i dipendenti possono riconoscersi come parte dei processi e godono di un certo livello di responsabilizzazione.

Si tratta di una leva strategica fondamentale per motivare i team e, conseguentemente, per aumentare la produttività. (In questo articolo ti spieghiamo come motivare i team proprio attraverso l’autonomia).

Nel contesto aziendale, concedere autonomia ai propri collaboratori significa prima di tutto saper delegare: la delega è a tutti gli effetti uno strumento di gestione il cui fine è aumentare l’efficienza di un’organizzazione, suddividendone gli obiettivi in compiti da assegnare al membro del team più adatto a svolgerli in una prospettiva di autonomia e di collaborazione.

I vantaggi di un approccio orizzontale per la gestione finanziaria

Il modello collaborativo può essere applicato a tutte le aree del business aziendale, a cominciare dalla gestione finanziaria.

Il presupposto, in questi casi, è la condivisione con il proprio team di un obiettivo comune: risolvere le problematiche quotidiane legate alla gestione delle spese aziendali.

I vantaggi, da questo punto di vista, sono molti:

• una gestione collaborativa consente ai dipendenti di risparmiare tempo e di dedicarlo ad attività ad alto valore aggiunto per l'impresa;
• i manager beneficiano di un aumento della produttività e di prestazioni migliori da parte del team, che a lungo termine promuovono la crescita globale dell'attività;
• il CFO (o il Dipartimento Finanziario) può finalmente abbandonare la gestione delle note spese per dedicarsi a operazioni più strategiche;
• i dipendenti non devono più anticipare spese per conto dell'azienda né attendere per ottenere un rimborso.

Leggi questo articolo se vuoi approfondire i vantaggi di un approccio collaborativo alla gestione delle spese aziendali.

Delegare senza perdere il controllo

Abbiamo visto come, a prescindere dal contesto aziendale, il ruolo dell’office manager preveda la pianificazione e la gestione di spese occasionali e ricorrenti e come sia fondamentale che questo tipo di operazioni venga svolto in maniera il più possibile rapida ed efficace. Questo implica però la necessità di tenere tutto il processo sotto controllo.

La policy aziendale

L’unica clausola perché tutti questi vantaggi siano reali e condivisi, è l’adozione di strumenti adeguati, per delegare in tutta sicurezza senza perdere mai il controllo.

Tra questi, prima di tutto, c’è l’introduzione di una policy efficace e condivisa per la gestione delle spese aziendali e di policy specifiche che regolino i diversi ambiti di applicazione. (In questo articolo trovi la guida completa per implementare una policy efficace per la gestione delle spese nella tua azienda.)

Gli strumenti di pagamento

Anche gli strumenti di pagamento sono un valido alleato per delegare autonomia ai collaboratori senza perdere il controllo.

Tra gli strumenti di expense management messi a disposizione da Qonto, ad esempio, c’è la possibilità di creare più conti business con IBAN dedicati, tutti collegati al conto principale, sui quali versare il budget destinato a un progetto o a un team.

Ogni spesa viene quindi classificata e si ha completa visibilità e controllo sui flussi in uscita.

Un altro strumento utile per rendere i dipendenti più autonomi nella gestione dei budget sono le carte personalizzabili. Con queste, infatti, è possibile rendere i team più indipendenti mantenendo un controllo totale e real time sulle uscite.

Con le carte Qonto, ad esempio, è possibile limitare i pagamenti online all’estero; impostare un limite di spesa giornaliero, mensile o per transazione; limitare l’utilizzo a determinati giorni della settimana o a determinate fasce orarie.

Molto spesso queste carte sono collegate a un’app che consente di seguire in tempo reale le spese dei propri team, per non perdere mai il controllo sui flussi di cassa.