Motivare il team attraverso l'autonomia

La cooperazione è un fattore strategico all’interno di un’azienda e può diventare il presupposto di migliori performance dal punto di vista della produttività e, a lungo termine, anche in termini di redditività e crescita aziendale.

Ne abbiamo parlato approfonditamente in questo articolo, sottolineando come questo presupposto sia anche la spiegazione per cui una gestione delle spese di tipo collaborativo si rivela più efficace rispetto al classico modello piramidale anche in termini di efficienza dei team.

Il meccanismo di fondo è semplice: la gestione collaborativa rende i membri del team più autonomi e indipendenti, e questo li fa sentire più coinvolti e motivati verso il raggiungimento degli obiettivi condivisi.

Citando il professore della Duke University Edward Marshall, esperto in cultura della comunicazione e consulente Fortune 500, “People take care of what they own. They don’t wash rented cars”: responsabilizzare un collaboratore e riconoscergli autonomia all’interno dell’azienda e del team di cui fa parte è la migliore strategia per aumentare il suo livello di soddisfazione e, conseguentemente, il suo commitment.

La motivazione dei collaboratori diventa così uno strumento importante a disposizione dei manager per aumentare le performance del proprio team.

Scopriamo insieme quali sono le migliori strategie per raggiungere questo obiettivo!

Autonomia, competenza e relazionalità: la teoria dell’autodeterminazione

La Self Determination Theory viene elaborata nel 1985 da Edward Deci e Richard Ryan, due psicologi dell’Università di Rochester (USA), e si basa sul presupposto che - ai fini della proprio appagamento - l'essere umano debba puntare a soddisfare tre bisogni psicologici fondamentali, innati e naturali: l’autonomia, la competenza e la relazionalità.

L’autonomia

Il primo driver motivazionale è proprio l’autonomia: la condizione che permette alle persone di auto-valutare quanto controllo hanno sulla propria vita e fino a che punto sono in grado di effettuare autonomamente delle scelte.

Come si traduce, tutto questo, in ambito lavorativo? L’autonomia diventa la possibilità, per i propri dipendenti, di sentirsi partecipi e di godere di un certo livello di responsabilizzazione. Al micromanagement si sostituiscono - quindi - la collaborazione, la condivisione degli obiettivi e la delega di alcune responsabilità.

La competenza

Il secondo bisogno identificato da Deci e Ryan è la competenza, considerata come un ulteriore fondamentale driver per la motivazione dei collaboratori.

Si tratta della naturale tendenza dell’essere umano a imparare, a migliorarsi e a verificare i propri progressi nel raggiungimento di obiettivi personali o condivisi.

Il fatto stesso di crescere e di sentirsi quindi padroni di ciò che si sta sperimentando rende i collaboratori competenti: da questo punto di vista, per un leader, è fondamentale saper fornire ai propri collaboratori feedback e critiche costruttive.

La relazionalità

Il terzo driver è la relazione, ossia la capacità di interagire con gli altri e la gratificazione che l’essere umano trae da ciò.

In ambito lavorativo, la relazione fra gli appartenenti a un team è strettamente connessa al “senso di utilità”, che spinge ogni membro a fare di più o comunque a sforzarsi, attraverso la propria partecipazione e il proprio impegno, per diventare parte integrante del team.

Quando in una squadra di lavoro è forte il senso di relazione fra i collaboratori, si rafforzano anche le connessioni e i legami tra i membri del team e per questo sono più efficaci la responsabilizzazione e la delega.

In sintesi, dunque, secondo la teoria dell’autodeterminazione la motivazione dei dipendenti è strettamente legata al livello di autonomia che è concessa loro all’interno di un team o di un’azienda. È proprio quando i collaboratori possono gestire in maniera indipendente il proprio lavoro, possono giudicare i propri progressi e sono consapevoli del fatto che il proprio lavoro è utile al raggiungimento di un obiettivo comune che la loro soddisfazione e la loro motivazione aumentano.

Delegare meglio per ottenere di più

In un contesto lavorativo, delegare significa lasciare ai collaboratori spazi di autonomia, attribuendo loro compiti e responsabilità per il raggiungimento di risultati condivisi. La delega è quindi uno strumento di gestione progettato per aumentare l’efficienza di un’organizzazione, che consente di suddividere gli obiettivi dell’azienda in compiti, assegnandoli poi al membro del team più adatto a svolgerli, in una prospettiva di autonomia e di collaborazione.

Attraverso la delega, un buon leader consente ai propri collaboratori di relazionarsi con gli altri membri del team e di misurarsi con compiti eventualmente sfidanti, che possono tuttavia accrescere l’esperienza e quindi favorire l’assunzione di maggiori responsabilità.

La capacità di delegare diventa così la caratteristica saliente di un leader di successo e si trasforma in uno degli strumenti più efficaci non solo per motivare i dipendenti e aumentare la fiducia fra i membri del team, ma anche per gestire il tempo e far crescere sul lungo termine i profitti dell’azienda.

Non si tratta, tuttavia, di un’abilità innata: i manager possono imparare a delegare meglio per ottenere di più attraverso modelli e strategie di people management, oltre che facendo affidamento sugli strumenti giusti.

Un ambito in cui la collaborazione può portare a particolari benefici è proprio quello della gestione delle spese aziendali. Vediamo insieme quali sono i vantaggi e quali gli strumenti a disposizione di un manager per delegare meglio e ottenere di più.

Maggiore autonomia ai collaboratori: la gestione collaborativa delle spese

Più un’attività cresce, più diventa cruciale l’esigenza di coordinare efficacemente i team, soprattutto per quanto riguarda la gestione finanziaria. Con i presupposti, gli strumenti e le condizioni giuste, si può implementare una gestione delle spese collaborativa, in cui i team sono maggiormente autonomi e consapevoli, a beneficio di tutta l’organizzazione.

Un modello collaborativo di expense management, infatti, consente ai dipendenti di risparmiare tempo e dedicarlo ad attività meno ripetitive, più gratificanti e a maggiore valore aggiunto per l’impresa.

I manager possono così beneficiare di un aumento di produttività e di prestazioni migliori, che promuovono la crescita dell'attività stessa, mentre allo stesso tempo si riduce la pressione sul Dipartimento finanziario, che risparmia tempo ed energie nella gestione delle note spese.

I dipendenti, inoltre, non si trovano più a dover anticipare le spese per conto dell’azienda, né a dover aspettare mesi per ottenere un rimborso: un vantaggio enorme in termini di serenità e soddisfazione del team.

Il presupposto perché un modello di questo tipo possa essere efficacemente implementato è proprio la concessione di maggiore autonomia ai propri collaboratori, insieme alla delega di alcune responsabilità e di determinate operazioni.

Più autonomia senza perdere il controllo: gli strumenti per delegare

Per dare più autonomia ai propri collaboratori e delegare in totale sicurezza è importante adottare degli strumenti di expense management adeguati.

Tra questi, prima di tutto c’è l’introduzione di una policy efficace e condivisa per la gestione delle spese, ossia un documento formale che raccolga tutte le misure volte a regolamentare e ottimizzare la gestione dei pagamenti aziendali.

L’obiettivo di questo documento è quello di fornire ai dipendenti, e a tutti i livelli aziendali, regole ufficiali, chiare e condivise sulla base delle quali gestire le spese di team, definendo le aspettative ed eliminando eventuali zone grigie, ne abbiamo parlato approfonditamente in questo articolo.

Alla definizione di una policy dedicata di expense management, si aggiungono altri aspetti importanti:

Assegnare strumenti di pagamento su misura

Uno dei principali motivi di frustrazione per i dipendenti, in fatto di gestione delle spese, spesso riguarda l’uso della carta di credito o di debito personale per effettuare pagamenti aziendali. È un feedback comprensibile: si tratta di anticipare denaro proprio, creare note spese e attendere diversi giorni per poter essere rimborsati.

Fortunatamente, la gestione collaborativa delle spese e l’adozione di strumenti di pagamento su misura possono risolvere questo problema:

Carte configurabili

Le carte di pagamento aziendali sono la soluzione ideale per rendere autonomi i team senza perdere il controllo sulle uscite.

Oggi i conti business online offrono carte personalizzabili, per avere una visibilità pressoché totale sui budget e sulle spese. Ad esempio, con Qonto puoi:

• impostare limite di spesa giornaliero, mensile o per transazione;
• limitare l’uso della carta a determinati giorni della settimana o a carte fasce orarie;
• limitare i pagamenti online o all’estero

Carte usa e getta

Non tutti i team hanno le stesse esigenze ed effettuano la stessa tipologia di spese, con la stessa frequenza. Per far fronte alle spese occasionali dei collaboratori esistono le carte usa e getta: strumenti di pagamento pensati specificamente per questo tipo di esigenze.

Le carte usa e getta funzionano come le carte virtuali ma possono essere utilizzate per un periodo limitato di tempo, di solito per un singolo acquisto. Sono configurabili sulla base di un limite di spesa predefinito e una precisa data di scadenza, garantendo il massimo livello di controllo e sicurezza.

Definire un budget per ogni team

Per poter delegare alcune operazioni in maniera efficace, occorre conoscere bene le necessità della propria azienda e dei propri collaboratori. Per questo è utile coinvolgere i propri dipendenti per ottenere preziose informazioni relative a:

• Bisogni ricorrenti
• Eventuali spese occasionali
• Progetti futuri

In questo modo è più semplice disporre di tutte le informazioni necessarie per definire budget coerenti per i propri team.

Un’ottima soluzione, in questo caso, è la creazione di conti multipli. Qonto, ad esempio, mette a disposizione più conti business con IBAN dedicati, tutti collegati al conto principale, sui quali versare il budget destinato a un progetto o a un team. Ogni spesa, in questo modo, può essere classificata, a garanzia di una completa visibilità sui flussi di cassa.

Automatizzazione dei giustificativi

La raccolta dei giustificativi di spesa è un altro nodo cruciale della gestione delle spese aziendali. La legge, infatti, su questo punto è intransigente e l’Agenzia delle Entrate effettua controlli regolari: occorre raccogliere e conservare in modo adeguato ricevute e fatture relative alle spese aziendali.

In questo caso, è la tecnologia a venire in nostro aiuto: oggi esistono infatti strumenti digitali per la gestione della contabilità che consentono di automatizzare la gestione dei giustificativi e il cui funzionamento si basa sul principio della dematerializzazione.

Dal 2014, infatti, le ricevute dematerializzate hanno lo stesso valore probatorio della loro versione cartacea e possono essere conservate in una banca dati informatizzata. In questo modo non solo si ottimizza l’organizzazione dei documenti e se ne limita il rischio di danneggiamento o di perdita nel tempo, ma si semplifica enormemente anche la raccolta delle ricevute da parte dei collaboratori e la fase di compilazione delle note spese.

Gli strumenti messi a disposizione da Qonto, ad esempio, offrono ai dipendenti la possibilità di fotografare gli scontrini con lo smartphone e conservare gli scatti in uno spazio dedicato dell’app. Un notevole risparmio di tempo per i team, che anche da questo punto di vista guadagnano in serenità e autonomia.