La dematerializzazione dei documenti: meno carta, più business

Addio scaffali pieni di faldoni: il futuro dei documenti è digitale. È questo il principio alla base della dematerializzazione dei documenti, così come disciplinata dal CAD, il Codice dell’Amministrazione digitale.

Quando parliamo di dematerializzazione dei documenti ci riferiamo a quel processo che, attraverso strumenti integrati, persegue la finalità di creare un flusso di documenti digitali aventi pieno valore giuridico. In questo modo viene generata una condivisione più rapida e funzionale dei documenti, garantendo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.

Vediamo ora nello specifico quali sono i vantaggi della dematerializzazione dei documenti e qualche best practice per la firma dei documenti, gestione dei cedolini e gestione delle note spese di dipendenti e titolari.

I vantaggi della dematerializzazione

Maggiore sicurezza dei dati: gli archivi cartacei non sono immuni da imprevisti. Mentre un documento cartaceo potrebbe essere smarrito o distrutto, l’approccio paperless permette di contare su un backup costante di documenti e informazioni sensibili. La dematerializzazione prevede, oltre agli step di digitalizzazione, procedure che consentono persino l’eliminazione dei documenti cartacei, poiché gli omologhi digitali possono avere valore giuridico e probatorio mediante firma elettronica e marcatura temporale.

Aumento dell’efficienza: In media, un lavoratore medio spende ancora oggi fra il 30 e il 40% del proprio tempo alla ricerca di informazioni contenute in archivi fisici. La gestione documentale digitale e la possibilità di operare direttamente dalla propria postazione offre ai dipendenti la possibilità di ridurre gli spostamenti e avere più facile accesso ai documenti.

Migliore gestione del flusso di lavoro: La dematerializzazione riduce il rischio di ritardi e latenze per dimenticanze o perdita di documenti all’interno del percorso. Anche i processi di modifica, la consultazione e l’approvazione dei documenti mediante notifiche o reminder vengono semplificati e ottimizzati.

Risparmio per l’azienda: Tra i numerosi vantaggi introdotti dalla dematerializzazione, le aziende possono beneficiare della riduzione degli spazi di archiviazione e dell’abbattimento dei costi nascosti di gestione.

Rispetto dell’ambiente: Riducendo la quantità di carta utilizzata si può risparmiare anche in termini di impatto ambientale (oltre ad un abbattimento del 40% dei costi di stampa).

Dematerializzazione e firma digitale

Non è una semplica firma elettronica, ma una particolare tipologia che si basa su un meccanismo di chiavi crittografiche e che permette a cittadini e imprese di firmare dei documenti facendoli diventare documenti con valore legale.

L’utilizzo della firma digitale ha un impatto positivo sulle pratiche aziendali, poiché contribuisce eliminare i documenti cartacei e a gestire in maniera più semplice e veloce alcuni rapporti, rispetto alla tradizionale firma autografa.Tra i provider di firma digitale c’è , tra gli altri, Docusign, la piattaforma cloud - utilizzata in 188 Paesi - che dematerializza e automatizza i processi manuali cartacei attraverso una piattaforma cloud basata su standard aperti e indipendenti per la gestione di tutte le transazioni di documentazione business nel cloud. Yousign, invece, offre alle aziende la possibilità di semplificare i rapporti aziendali, promettendo una soluzione pratica e sicura per approvare, chiudere e firmare documenti in PDF e altri tipi di file.

La dematerializzazione per la gestione delle note spese

Con la dematerializzazione delle note spese, sia i dipendenti che l’amministrazione aziendale beneficiano di un netto risparmio di tempo, associato a una minore probabilità di commettere errori manuali che potrebbero compromettere la correttezza delle informazioni inserite nel documento. Sappiamo, infatti, che spesso un dipendente si trova ad anticipare le somme di denaro durante una trasferta di lavoro. Ogni azienda, a sua volta, definisce le regole per ottenere il rimborso delle spese aziendali. Eventuali errori potrebbero compromettere non solo la correttezza delle informazioni inserite, ma anche la validità del documento in caso di controlli fiscali. In questo caso, è importante ricorrere alla dematerializzazione delle note spese in modo che l’azienda possa avere in un unico ambiente tutti i dati e possa garantire nel tempo la tracciabilità delle singole note spese garantendo un tracciamento rapido e sicuro. È quanto, ad esempio, offrono eCeo, il consulente digitale che – grazie all’IA – rendiconta tutte le spese aziendali, e Captio, la piattaforma ad hoc per la gestione e rendicontazione delle spese di viaggio.

La gestione dematerializzata dei cedolini

Ogni mese le buste paga vengono stampate, imbustate e distribuite ai dipendenti manualmente o per posta, a seconda della politica e dell’organizzazione aziendale. La tendenza degli ultimi anni è quella verso la dematerializzazione, per cui il datore di lavoro può assolvere all’obbligo di consegna del cedolino paga attraverso la posta elettronica. I vantaggi delle buste paga dematerializzate sono evidenti: risparmio di tempo e di spese di stampa; maggiore sicurezza; facilità di accesso alle informazioni anche per i dipendenti in movimento. È quanto, ad esempio, fa Payfit, la soluzione creata per semplificare la vita di PMI e startup in ambito busta paga, generando tutti i documenti e le dichiarazioni relative ai dipendenti con un click.

La gestione dematerializzata delle fatture: FINOM!

Anche FINOM offre servizi dematerializzati che riguardano, nello specifico, l'automazione dell'intero flusso di riconciliazione tra fatture e transazioni.

All'interno di un'unica dashboard, un cliente può associare le proprie fatture (elettroniche e digitali, per cui non serve stampare) ai propri pagamenti, collegando il conto in banca. In questo modo:

1. Non è necessario "stampare" le fatture, né è necessario "stampare" l'estratto conto per le verifiche;
2. È facilissimo filtrare le fatture che risultano come pagate e quelle insolute, per mandarle al commercialista;
3. Non è necessario stampare le fatture per portarle al commercialista, ma si possono inviare via email.