L’importanza del flusso di cassa nella gestione della tua azienda

Spesso trascurato dagli imprenditori italiani, il controllo delle entrate e delle uscite di cassa è un’attività estremamente importante per salvaguardare la salute della propria azienda. In questo articolo, ti spieghiamo come farlo con i migliori strumenti senza perdere tempo prezioso.

Tenere in vita un’azienda, e mantenerla in buona salute, è soprattutto un gioco di equilibri. All’interno di un’azienda, le attività predominanti non sono solamente quelle che riguardano il core business, come la produzione o la vendita. Anzi, altrettanti sforzi dovrebbero concentrarsi sulla gestione della liquidità. Perché, a prescindere dal suo successo sul mercato, un’azienda funziona solo se dispone di denaro in quantità sufficiente per potersi finanziare. E questo vale per qualsiasi impresa, sia essa di piccole, medie o grandi dimensioni.

È in questo quadro appena tracciato che vogliamo introdurre il concetto di flussi di cassa, un indicatore che viene generalmente sottovalutato dagli imprenditori italiani, nonostante fornisca informazioni di primaria importanza riguardo lo stato di salute dell’azienda.

Per questo motivo, un’attività di monitoraggio costante è una scelta strategica dai risvolti importanti, specie per quegli imprenditori che hanno affrontato crisi di liquidità emerse in modi apparentemente imprevisti. Farlo con i migliori strumenti è certamente la scelta più indicata per non rischiare di perdere tempo e commettere errori, che alla lunga possono rivelarsi fatali. Lo sviluppo di una buona pratica di osservazione e controllo è il primo passo per garantire alla tua impresa un percorso fluido e senza intoppi. Prima di arrivarci, però, è bene avere le idee chiare sul flusso di cassa.

Capire il flusso di cassa

Come abbiamo già detto sopra, il flusso di cassa registra i movimenti di denaro, sia in entrata sia in uscita. Vale a dire che tiene conto non solo del denaro che incassi nel corso dell’esercizio, ma anche di quello che spendi per coprire i costi aziendali.

È importante sottolineare che stiamo parlando di liquidità, e quindi di denaro che entra in cassa ed effettivamente detieni, e che sarà quindi a disposizione dell’azienda per essere utilizzato in qualsiasi momento.

Si tratta di una precisazione necessaria perché, gli imprenditori, specie se alle prime armi, tendono a confondere il flusso di cassa con il reddito d’esercizio. Eppure i flussi di denaro in entrata e in uscita sono cosa ben diversa rispetto ai costi e ai ricavi riportati sul conto economico aziendale. E infatti, pur essendo valori strettamente connessi, solo di rado questi coincidono.

Possiamo chiarirne la differenza così, mettendo a confronto da un lato ricavi e costi e dall’altro entrate e uscite. Avremo allora:

• i ricavi, che sono i valori indicati nelle fatture che hai emesso. La somma dei ricavi confluisce nel fatturato e ti dà un’idea del volume d’affari della tua azienda.
• i costi, che equivalgono alle cifre riportate nelle fatture dei fornitori, nelle buste paga dei dipendenti, nel contratto d’affitto della sede aziendale, ecc.

Avremo anche:

• le entrate, che corrispondono all’incasso effettivo, come risultato delle tue vendite.
• le uscite, ovvero il denaro concretamente impiegato per pagare fornitori e spese.

Ciò che separa queste due coppie di valori, rendendole distanti l’una dall’altra, è il fattore tempo che nel corso dell’esercizio aziendale riveste un ruolo fondamentale.

Flussi di cassa, tempistiche e crisi di liquidità

La questione delle tempistiche è il vero perno del flusso di cassa aziendale, nonché il punto di partenza di ogni problematica a esso legata. Le crisi di liquidità, infatti, scaturiscono quasi sempre da uno sfasamento dei tempi di incasso e dei tempi di pagamento.

Situazioni come queste sono frequenti nell’imprenditoria. Basti pensare alle aziende che si occupano di vendite all’ingrosso e che concedono ai loro clienti dei pagamenti dilazionati in forma di credito commerciale. In questo caso, tra l’emissione della fattura e il reale incasso della stessa, intercorre un lasso di tempo che può estendersi fino a novanta giorni. Nel corso di questi tre mesi, però, le spese aziendali non si fermano. L’azienda creditrice continuerà a pagare affitti, stipendi, ecc. e per farlo avrà bisogno di denaro che dovrà già avere in cassa.

Un’altra situazione molto diffusa è quella delle attività commerciali stagionali, in cui i maggiori flussi di denaro in entrata sono concentrati in pochi mesi dell’anno. Anche in quel caso si verifica una forma di sfasamento temporale, che comporta una gestione della liquidità ancora più puntigliosa. Nei mesi durante i quali l’attività cala, infatti, ci saranno sempre spese di gestione da affrontare. E a quel punto mantenere in equilibrio il flusso di cassa sarà ancora più complesso e si rivelerà essenziale per garantire la sopravvivenza dell’attività. Il rischio è, infatti, di ritrovarsi a corto di liquidità, proprio nel momento in cui serve di più. Con tutte le conseguenze del caso.

Perché è importante monitorare i flussi di cassa?

Condizioni di scarsezza di liquidità possono essere scongiurate solo da un’accurata pianificazione della tesoreria. Se gestisci un’azienda, infatti, devi sempre tenere a mente quando è il momento giusto di spendere i soldi – per pagare i fornitori ma anche, più in generale, per investire sulla tua attività – e fino a dove puoi spingerti. E per riuscirci non puoi prescindere da un monitoraggio costante della liquidità di cui disponi, perché le conseguenze possono rivelarsi, alla lunga, fatali.

Supponiamo che tu abbia mal gestito l’incasso delle fatture, optando per dilazioni di pagamento troppo lunghe rispetto alle scadenze strette imposte da fornitori e stipendi.

Quando manca il denaro in cassa, la soluzione più facile per un imprenditore è attingere a fonti di finanziamento esterne, soprattutto a prestiti bancari a breve e medio termine. Un prestito bancario può certamente risolvere un’esigenza immediata, ma con il passare del tempo questa soluzione tanto facile può trasformarsi in un problema in più nell’ottica del bilancio aziendale. Qualsiasi finanziamento esterno, infatti, deve essere restituito per intero, e a breve scadenza, con annesse maggiorazioni dovute ai tassi di interesse.

Proprio per questo motivo, aziende già in difficoltà economica faticano poi a ritornare agli equilibri precedenti, perché il bisogno di liquidità risolto nell’immediato si amplifica con l’aumentare dei debiti.

Osservare il flusso di cassa aziendale, allora, significa anche avere conoscenza della disponibilità economica reale, partire da questa per prendere qualsiasi decisione a livello amministrativo e orientare le proprie strategie di conseguenza. Solo il monitoraggio dei flussi di cassa è in grado di dirti, per esempio, se sei pronto ad assumere un nuovo dipendente o quando puoi affrontare l’acquisto di un macchinario. Perché, se è vero che entrambi gli investimenti possono portare a un incremento delle vendite, rientrano comunque tra i costi da ammortizzare.

Insomma, monitorare il flusso di cassa ti aiuta a non commettere passi falsi, quando amministri la tua azienda.

È possibile ottimizzare il tuo flusso di cassa?

Sì, non solo è possibile ma, in certi casi, anche necessario.

Puntualizziamo: ottimizzare il flusso di cassa non vuol dire aumentare le vendite. È chiaro che a un incremento delle vendite consegue un maggiore gettito di denaro in entrata. Vendere di più, però, è spesso il risultato di investimenti e, quindi, di costi in più da coprire, come abbiamo spiegato nei paragrafi precedenti.

Quello su cui adesso ci vogliamo soffermare è un modello di ottimizzazione che prevede il raggiungimento di un equilibrio tra liquidità in entrata e liquidità in uscita. Insomma, si tratta un modello utile per avere sempre a disposizione del denaro in cassa e riuscire a pagare i tuoi debiti commerciali.

Quando parliamo di ottimizzazione dei flussi di cassa intendiamo una strategia di regolarizzazione del flusso di denaro, pensata per evitare nei flussi di denaro uno squilibrio tanto forte da costringerti a ricorrere a capitale esterno. Intendiamoci, prima o poi, al capitale esterno potresti decidere di ricorrere lo stesso, soprattutto se tra i tuoi obiettivi includi lo sviluppo dell’azienda e la sua espansione. Prima di operare in questa direzione, però, è importante che tu abbia bene in mente quanto spazio di manovra hai e, quindi, quanto puoi ammortizzare il finanziamento.

Come ottimizzare la gestione dei flussi di cassa in azienda

Esistono alcune strategie ben precise per migliorare il flusso di cassa in azienda. Per fare qualche esempio, potresti decidere di:

- Sincronizzare le entrate e le uscite, apportando delle modifiche ai tuoi rapporti commerciali con clienti e fornitori.
Se concedi ai clienti dilazioni di pagamento di novanta giorni ma, allo stesso tempo, i tuoi fornitori ti impongono una dilazione massima di trenta giorni, potresti trovarti a corto di liquidità già nel breve periodo.
Rivedere le tempistiche di pagamento e incasso è certamente un primo step per regolarizzare i flussi di denaro.

- Risolvere eventuali crediti insoluti, e quindi crediti commerciali che tardano ad arrivare pur contravvenendo agli accordi stabiliti in fase di contratto.
Capita spesso, infatti, di avere a che fare con clienti che non pagano con puntualità o, peggio ancora, che non riescono a pagare per intero. I crediti insoluti rappresentano un rischio enorme persino per un’azienda molto solida. Per questo è sempre importante tenerne traccia e agire con ogni mezzo disponibile, per esempio con soluzioni di factoring o agenzie di recupero credito.

- Fare attenzione alle giacenze in magazzino, qualora la tua attività riguardi il commercio di beni materiali che possono essere venduti anche in tempi molto successivi alla loro produzione.
Il magazzino in questo caso è una parte importante del patrimonio aziendale e, per di più, incide in maniera diretta sul flusso di cassa, perché non riguarda solo le rimanenze ma anche le materie prime.
Nel momento in cui acquisti materie prime, il tuo flusso di cassa subisce una variazione in negativo. Il consumo effettivo delle materie prime, però, non avviene in un solo tempo; piuttosto, si distribuisce in un preciso arco temporale. Questo meccanismo potrebbe rendere instabili gli equilibri di cassa.

- Utilizzare strumenti di monitoraggio adeguati, e quindi non limitarsi a un controllo sommario e spicciolo, ma controllare tutto e puntigliosamente.
Quando cerchi di ottimizzare il flusso di cassa non puoi tralasciare alcun aspetto. Infatti, persino la spesa più piccola pesa sugli equilibri economici aziendali a lungo andare. Senza dimenticare che, spesso, è una pratica incostante a scombinare i calcoli. È facile, infatti, dimenticare di includere una spesa e ritrovarsi con una liquidità più bassa rispetto a quanto previsto.

Spese, pagamenti, crediti insoluti, giacenze… ognuno di questi parametri è un elemento cruciale per una corretta pianificazione della liquidità in azienda. Ma è soprattutto la scelta di uno strumento adeguato che fa la differenza quando si tratta di mantenere in equilibrio il flusso di cassa.

La gestione dei flussi di cassa tramite software

Digitalizzare è quindi, anche in questo caso, parola d’ordine se aspiriamo a un’amministrazione precisa del flusso di cassa in azienda. Il caro vecchio quadernetto ha ovviamente una presa nostalgica, ma non figura certo tra gli strumenti più efficienti per monitorare i flussi di cassa. Lo stesso può dirsi dei fogli Excel che, se è vero che eseguono i calcoli in autonomia, comunque richiedono un aggiornamento manuale dei dati relativi alla liquidità della tua impresa.

Ad oggi, per fortuna, le aziende possono optare per soluzioni più comode e funzionali, in grado di automatizzare l’intero processo di monitoraggio. Parliamo di software per la gestione dei flussi di cassa come Agicap, che consentono l'aggiornamento automatico dei dati tramite sincronizzazione con i conti bancari e l’integrazione dei tool di contabilità, per ottenere un monitoraggio costante e in tempo reale della tua tesoreria.

I vantaggi dell’uso di software per la gestione dei flussi di cassa sono anche legati alla possibilità di accedere a scenari di previsione a lungo termine. Il software, infatti, tiene conto delle variazioni di liquidità future in base ai dati già raccolti e ti orienta verso le migliori strategie di investimento.

Il monitoraggio dei flussi di cassa tramite software è – ora come ora – il modo più facile per gestire al meglio la liquidità, anche perché si traduce in un risparmio di tempo notevole, per gli imprenditori e per chi lavora nei reparti amministrativi.

Come abbiamo detto, osservare il flusso di cassa in azienda è importante.
Ancora più importante è farlo bene, senza lasciare nulla al caso.