I 3 pilastri per una gestione efficiente delle spese

È agosto, è tempo di tirare il fiato, godersi un po’ di meritato riposo. Ma prima, perché non concedersi un momento di riflessione? Mettere in ordine le idee e fissare alcune buone pratiche ora ti permetterà di staccare davvero la spina e di ripartire con una marcia in più dopo il periodo estivo.

Concentriamoci sulla gestione delle spese aziendali e vediamo insieme quali sono le basi per costruire un modello gestionale efficiente, collaborativo, che dia la giusta autonomia al tuo team e che permetta al tuo business di crescere sul lungo termine.

Adottare un modello collaborativo per la gestione delle spese

Le parole chiave del modello collaborativo sono delegare e autonomia. Se questi due elementi sono presenti nella struttura organizzativa del tuo business, otterrai benefici a livello di produttività e, a lungo termine, anche in termini di redditività e crescita aziendale.

Infatti, più un leader delegherà attività e decisioni, più i suoi collaboratori si sentiranno responsabilizzati e autonomi, e potranno investire il proprio tempo in attività meno ripetitive e più strategiche, puntando a un obiettivo comune, quello aziendale.

Questo concetto si applica a tutti i livelli aziendali, quindi anche al tema della gestione delle spese, a patto che si usino gli strumenti giusti, in grado di snellire i processi e, al contempo, di garantire regolarità e sicurezza. Vediamo quali:

Carte personalizzabili

Le carte associate a un conto aziendale sono la soluzione ideale per dare autonomia ai collaboratori senza perdere il controllo sulle uscite.

Per esempio, le carte aziendali Qonto offrono la possibilità di personalizzare anche nel minimo dettaglio la gestione delle spese: puoi impostare limite di spesa giornaliero, mensile o addirittura per transazione; limitare l’uso della carta a determinati giorni della settimana o a certe fasce orarie; limitare i pagamenti online o all’estero.

Carte virtuali usa e getta

Le carte usa e getta hanno un limite di spesa predefinito e una precisa data di scadenza, e sono quindi utili per spese occasionali, garantendo il massimo livello di controllo e sicurezza.

Conti multipli

Per elaborare un budget aziendale coerente e realistico, è necessario conoscere le esigenze di ogni singolo team.

Un buon metodo è quindi coinvolgere i propri collaboratori per conoscere i loro bisogni ricorrenti, le eventuali spese occasionali e i progetti futuri.

E una volta ottenute queste informazioni, come consentire ai propri team di gestire in autonomia il proprio budget, senza perdere il controllo sul flusso di cassa?

L’ideale è, per esempio, utilizzare la funzionalità Conti multipli di Qonto, per creare dei “sotto-conti” collegati a quello principale e con IBAN dedicato. In ogni sotto-conto, verrà versato il budget destinato a ogni team e ogni spesa potrà essere categorizzata, a garanzia di una completa visibilità sui flussi di cassa.

Digitalizzazione dei giustificativi

La raccolta e conservazione degli scontrini e la compilazione delle note spese sono causa di parecchi grattacapi in termini di energie e tempo richiesti.

Per fortuna, dal 2014 le ricevute dematerializzate hanno lo stesso valore probatorio di quelle cartacee e possono essere conservate in una banca dati informatizzata.

La tecnologia può quindi venirci in aiuto: tra i vari strumenti a disposizione sul mercato, con Qonto è possibile fotografare con lo smartphone gli scontrini e conservarli in una sezione apposita dell’app. In questo modo, non solo si risparmiano tempo ed energie, ma si ottiene una raccolta ordinata dei giustificativi e si evita l’eventuale deterioramento delle versioni cartacee.

Fatturazione elettronica

Dallo scorso 1° luglio la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria anche per i forfettari che hanno percepito ricavi o compensi superiori a 25.000€ e, a partire dal 2024, l’obbligo sarà esteso anche a tutti gli altri forfettari e ai minimi finora esonerati.

L’introduzione generalizzata della fatturazione elettronica implica la necessaria adozione, da parte dei professionisti, di tool digitali che possono diventare preziosi strumenti con cui ottimizzare il business, gestire i pagamenti e mantenere il controllo sul flusso di cassa.

Qonto, ad esempio, fornisce una soluzione per gestire la fatturazione elettronica direttamente dal conto aziendale, per centralizzare l’amministrazione e creare, inviare e ricevere le fatture, collegarsi direttamente con il Sistema di Interscambio; monitorare il flusso di cassa; ricevere i pagamenti e pagare i fornitori.

In pochi clic e direttamente dall’app desktop.

Tutti questi strumenti si possono applicare alla gestione generale dell’amministrazione del business, ma assicurano benefici anche nella gestione di spese specifiche, come quelle relative a viaggi e trasferte. Qui veniamo al secondo pilastro per una gestione efficiente delle spese:

Creazione di una travel policy aziendale per la gestione delle spese

La travel policy aziendale è un documento che ha lo scopo di regolare le modalità con cui si gestiscono le missioni e i viaggi d’affari aziendali.

È un strumento a disposizione delle aziende non solo per un’efficace pianificazione delle trasferte ma anche per monitorare le capacità di spesa dell’impresa e le opportunità di risparmio offerte dal mercato.

Si tratta di un documento che deve adattarsi delle esigenze specifiche di ogni azienda e per questo la sua redazione deve necessariamente essere preceduta da uno studio attento dei bisogni e delle peculiarità dell’impresa e dei suoi collaboratori.

Una volta raccolte queste informazioni, si può redigere il documento ufficiale, a cui non possono mancare alcune informazioni importanti. Vediamo quali.

I punti chiave di una travel policy

• Limiti di spesa: deve essere illustrato chiaramente quello che viene pagato dall’azienda e ciò che invece non è oggetto di rimborso.
• Erogazione del rimborso e gestione dei giustificativi: bisogna conservare e consegnare manualmente i documenti cartacei? O vanno bene anche digitalizzati? Un piccolo suggerimento per sgravare sia il team Finance che i collaboratori che affrontano le trasferte è quello di dotarsi di strumenti tecnologici che consentano di dematerializzare i giustificativi, per condividerli in un attimo e facilitare l’erogazione del rimborso (Qonto offre proprio questo tipo di soluzione!).
• Rimborso chilometrico: il collaboratore dispone di un’auto aziendale o viaggerà con un’auto di sua proprietà? In quest’ultimo caso, può essere concordato un prezzo per chilometro, su cui può incidere anche il ruolo o il reparto di appartenenza.
• International mobility: ci sono due aspetti da analizzare in questi casi, l’eventuale cambio di valuta (e di conseguenza con che valuta avverrà il rimborso) e il tema assicurativo.

Una volta definito il contenuto della travel policy, occorre tenere a mente alcuni consigli per redigerla in modo efficace, evitando incomprensioni ed eventuali aree grigie. Di seguito, vediamo come fare.

Le caratteristiche di una travel policy efficace

• Ben strutturata: ordinata, in un formato semplice da leggere e da consultare;
• semplice: chiara e comprensibili a tutti, in grado di escludere le eccezioni e creare una serie di regole standardizzate;
• condivisibile: facilmente reperibile ed esaminabile da tutti i dipendenti;
• esaustiva: completa, capace di fare chiarezza su tutti gli aspetti salienti;
• rilevante: sempre aggiornata, in base alle esigenze aziendali e al contesto di riferimento.

Il presupposto di una travel policy è quello di condividere in maniera semplice ed esaustiva con tutti i collaboratori delle norme utili a gestire e coordinare operazioni di varia natura, a differenti livelli aziendali.

Si tratta di uno strumento particolarmente utile quando l’approccio dell’azienda alla gestione delle spese è di tipo collaborativo.

La condivisione delle regole di gestione, in questo caso, è fondamentale per garantire l’uso adeguato degli strumenti adibiti, con un conseguente risparmio in termini di tempi e di costi del lavoro.

Infine, dove raccogliere tutte le informazioni sul metodo di gestione aziendale, sugli strumenti messi a disposizione e sulle procedure da seguire?

Nella policy aziendale, l’ABC delle regole di un’azienda strutturata, basata sul modello collaborativo.

Creazione di una policy aziendale generale per la gestione delle spese

La definizione di una policy aziendale rigorosa è il modo migliore per mantenere il controllo sulle spese aziendali, soprattutto se si intende applicare un modello di gestione collaborativo.

Dicevamo che il modello collaborativo presuppone autonomia.

Ma come lasciare autonomia di spesa ai team o ai collaboratori continuando a dormire sonni tranquilli? Grazie a una policy aziendale ben strutturata, semplice, esaustiva e rilevante.

Quindi le stesse caratteristiche che abbiamo visto per la travel policy, caratteristiche quindi fondamentali per qualsiasi tipo di policy aziendale, specifica o generale.

Infatti, molto spesso le violazioni delle politiche aziendali da parte dei collaboratori avvengono a causa di una mancata comprensione delle regole stesse.

Ecco perché è importante fare una corretta analisi e porre le giuste basi per la redazione di una policy aziendale efficace. Vediamo come.

Policy aziendale efficace in 2 passaggi

Per implementare una policy efficace occorre prima di tutto conoscere la situazione attuale dell’impresa, individuando le specifiche esigenze e i potenziali ostacoli.

1. In primo luogo, si devono analizzare:

• la tipologia, l’importo e la frequenza delle spese sostenute;
• la distribuzione delle spese all’interno di ciascun team;
• i bisogni futuri;
• i problemi ricorrenti all’interno dell’azienda;
• il tempo solitamente dedicato alla gestione delle spese aziendali.

2. Una volta completata l’analisi, si può passare alla fase due, in cui:

• definire l’elenco dei costi ammissibili;
• stabilire un limite massimo per ogni tipologia di spesa;
• indicare gli strumenti da utilizzare;
• decidere le scadenze per la presentazione dei giustificativi;
• creare un documento standard da compilare dopo ogni spesa;
• ricordare le informazioni obbligatorie da fornire in base al tipo di spesa.

Non si tratta di una procedura semplice, ma i vantaggi a lungo termine sono molteplici.

Benefici di una policy aziendale che funziona

• standardizzare e formalizzare le regole, rendendole sempre reperibili e consultabili, facilitando anche la fase di onboarding dei nuovi dipendenti;
• aiutare i dipendenti a familiarizzare con le regole, a sapere in anticipo come comportarsi (per esempio, stabilendo se una spesa è o meno rimborsabile o quali sono i limiti di spesa per una determinata attività) e quali strumenti utilizzare (carte aziendali, fondo cassa, finanze personali, etc);
• fornire ai manager delle linee guida chiare da seguire;
• prevenire il verificarsi di illeciti o di frodi.

Da non sottovalutare, inoltre, il valore strategico che deriva dall’implementazione di una policy di gestione efficace. Una spesa, infatti, è un costo generato da un’attività con l’obiettivo di produrre revenue.

Quindi, una buona policy aziendale favorisce una corretta gestione delle spese e di conseguenza, una crescita ottimale per la tua attività.