Fatturazione elettronica e gestione delle spese

Dallo scorso 1° luglio la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria anche per i forfettari che hanno percepito ricavi o compensi superiori a 25.000€ e, a partire dal 2024, l’obbligo sarà esteso anche a tutti gli altri forfettari e ai minimi finora esonerati.

Si tratta di una delle novità di carattere tributario introdotte dal D.L 30 aprile 2022, n. 36 (decreto PNRR 2) con l’obiettivo di ridurre l’evasione fiscale derivante da omessa fatturazione, su indicazione del Ministero dell’Economia e delle finanze.

Allo stesso scopo, dal 30 giugno 2022 sono entrate in vigore le sanzioni per gli esercenti che non accettano pagamenti tramite i POS, che si troveranno a corrispondere il pagamento di una somma pari a 30€, aumentata del 4% del valore della transazione per la quale è stata negato il pagamento con POS.

Non solo lotta all’evasione fiscale, però.

L’introduzione generalizzata della fatturazione elettronica si trova anche a contribuire al processo di tecnologizzazione e modernizzazione delle imprese italiane.

E implica anche la necessaria adozione, da parte dei professionisti, di tool digitali che possono diventare preziosi strumenti con cui semplificare e ottimizzare il business da un punto di vista più generale e, nello specifico, anche per la gestione dei pagamenti e il controllo del flusso di cassa.

Ma facciamo un passo indietro per capire insieme cosa si intende per fatturazione elettronica, quali sono gli strumenti a disposizione dei professionisti per adempiere a questi nuovi obblighi e in che modo la gestione del business può trarre giovamento in senso più lato da questa novità.

Fatturazione cartacea ed elettronica: caratteristiche e differenze

L’obbligo della fattura elettronica è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2018 e dal 1° gennaio 2019 questo tipo di formato è diventato obbligatorio per le operazioni tra privati, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia. Dal 1° luglio 2022, come anticipavamo qualche riga più sopra, tale obbligo è stato esteso anche ai soggetti che applicano il regime forfettario con redditi superiori a 25.000€, un ulteriore importante passaggio verso l’estensione generalizzata che avverrà definitivamente nel 2024.

Come riporta il sito dell’Agenzia delle entrate, la fattura elettronica si differenzia da quella cartacea per due aspetti fondamentali:

• ha un formato digitale e va necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone;
• deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle entrate.

Che cos’è il Sistema di Interscambio?

Il SdI è il sistema informatico gestito dall’Agenzia delle entrate per la ricezione e l’invio delle fatture elettroniche. Una sorta di “postino” che si occupa di:

• verificare che le fatture contengano i dati obbligatori ai fini fiscali e l’indirizzo telematico (“codice destinatario” ovvero indirizzo PEC) a cui il cliente vuole recapitare la fattura;
• controllare che la partita IVA del fornitore (c.d. cedente/prestatore) e la partita IVA o il Codice Fiscale del cliente (c.d. cessionario/committente) siano esistenti, cioè presenti in Anagrafe Tributaria;
• stabilire che ci sia coerenza tra i valori dell’imponibile, dell’aliquota e dell’Iva (ad esempio, se l’imponibile è 100 euro, l’aliquota è 22%, l’Iva sia di 22 euro);
• verificare che la fattura non sia un duplicato e che il file della stessa fattura elettronica quindi non sia stato già inviato.

In caso di esito positivo di questi controlli, la fattura viene direttamente consegnata al destinatario e viene inviata una ricevuta di recapito al mittente, con la data e l’ora di consegna del documento.

Se invece vengono rilevati dei problemi, la fattura viene scartata dal SdI e al mittente viene notificata una ricevuta di scarto, con indicato un codice e una sintetica descrizione dell’inesattezza rilevata, in modo da poterla correggere prima di eseguire un nuovo invio.

I gestionali per la fatturazione elettronica che semplificano la gestione delle spese

Dall’entrata in vigore della fatturazione elettronica sono tanti i software e gli strumenti nati per supportare i professionisti nella gestione di questa operazione.

Si è trattato, in fondo, di un passaggio che in certi casi ha avuto un impatto importante sulle abitudini delle imprese e ha modificato il modo di gestire alcuni aspetti della contabilità e dell’amministrazione.

Una trasformazione tecnologica e digitale che, in alcuni casi e in determinati contesti, ha avuto il valore di una vera e propria rivoluzione.

Il compito principale di questi strumenti è quello semplificare l’invio delle fatture al Sistema di Interscambio, assolvendo così all’obbligo legale della loro missione. Ma non tutti i gestionali sono uguali e alcuni puntano a fornire all’utente anche tutta una serie di strumenti utili alla gestione dei pagamenti e al monitoraggio del flusso di cassa.

Se per color che non hanno necessità di inviare o ricevere un grande numero di fatture possono essere utili anche gli strumenti più basici, spesso gratuiti, per chi svolge un’attività più complessa da un punto di vista contabile ed è interessato ad avere maggiore controllo sullo stato dei pagamenti (e quindi del cashflow e del business) è meglio puntare su soluzioni più complete e strutturate.

Qonto, ad esempio, fornisce una soluzione per la fatturazione elettronica integrata nel conto aziendale con cui è possibile centralizzare l’amministrazione e creare, inviare e ricevere le fatture, collegarsi direttamente con il Sistema di Interscambio; monitorare il flusso di cassa; ricevere i pagamenti e pagare i fornitori. In pochi clic e direttamente dall’app desktop.

Centralizzare l’amministrazione per avere un migliore controllo del flusso di cassa

Prediligere una soluzione per la gestione della fatture che permetta anche di ottimizzare la gestione della contabilità è una scelta che implica dei benefici sia nel breve sia nel lungo termine.

Se, da una parte, il tempo speso in attività operative a scarso valore aggiunto si riduce, dall’altra si creano le condizioni per avere maggiore visibilità sullo stato dei pagamenti e questo rende più efficace anche il monitoraggio del flusso di cassa.

Con benefici che, in questo caso, acquisiscono valore strategico e possono fare la differenza anche nella prospettiva di crescita e di sostenibilità del business sul medio e lungo termine.

D’altra parte, il cashflow è direttamente collegato allo sviluppo di un’attività e una gestione non adeguata potrebbe provocare spiacevoli effetti collaterali, come l’impossibilità di pagare i fornitori o di fare fronte agli oneri fiscali.

Se monitorare il flusso di cassa, a prima vista, può quindi sembrare un’attività impegnativa e time-consuming, si tratta di un’operazione di fondamentale importanza per un imprenditore e rientra in quelle buone pratiche che permettono di gestire il business in maniera più efficace e sostenibile (come lo sono, ad esempio, l’introduzione di una policy per la gestione delle spese aziendali o l’adozione di un modello di gestione delle spese di tipo collaborativo a discapito di uno verticale).

E con i metodi e gli strumenti giusti, è un’attività meno complessa di quello che sembra.

Per questo, anche quando si tratta di gestire le fatture elettroniche, è utile adottare un approccio più macroscopico e prediligere quelle soluzioni che forniscono strumenti utili a centralizzare l’amministrazione e a rendere più semplice il controllo delle spese e dei pagamenti.