Event management e gestione collaborativa delle spese

La gestione collaborativa delle spese offre molteplici vantaggi, a tutti i livelli dell’azienda. Questo è vero da differenti punti di vista, sia in termini strategici sia operativi, e si applica a differenti ambiti della gestione aziendale: dalla quotidianità contabile alla gestione delle trasferte dei dipendenti, fino all’event management.

In questo articolo analizzeremo insieme i vantaggi di una gestione collaborativa delle spese rispetto a un modello tradizionale, soffermandoci sugli strumenti indispensabili per un approccio efficace e analizzando come questo tipo di modello sia utile anche nella gestione dei budget per gli eventi aziendali.

La leadership collaborativa: fiducia, cooperazione e delega delle responsabilità

La cooperazione è un fattore strategico all’interno di un’azienda e svolge un ruolo di massima importanza non solo nel breve ma anche nel lungo termine, dal punto di vista della redditività e della stessa crescita aziendale.

La capacità dei dipendenti di cooperare è strettamente legata (ovviamente non in maniera esclusiva, sono anche altri i fattori rilevanti da questo punto di vista, come ad esempio le doti carismatiche e quelle organizzative del manager) al livello di autonomia di cui i collaboratori godono nei team e all’interno dell’azienda.

Attraverso l’autonomia i dipendenti hanno la possibilità di sentirsi partecipi e di godere di un certo livello di responsabilizzazione, condividendo obiettivi e responsabilità con gli altri livelli aziendali. Si tratta di una leva strategica fondamentale per motivare i team e, conseguentemente, per aumentare la produttività.

Ne abbiamo già parlato approfonditamente in questo articolo, analizzando i fondamenti della Self Determination Theory elaborata nel 1985 da Edward Deci e Richard Ryan e basata sull’assunto che, ai fini del proprio appagamento, l’essere umano debba soddisfare tre bisogni psicologici fondamentali e innati: la competenza, la relazionalità e, appunto, l’autonomia.

Nel contesto aziendale, concedere autonomia ai propri collaboratori significa prima di tutto saper delegare: la delega è a tutti gli effetti uno strumento di gestione il cui fine è aumentare l’efficienza di un’organizzazione, attraverso cui è possibile suddividere gli obiettivi dell’organizzazione in compiti, assegnandoli poi al membro del team più adatto a svolgerli, in una prospettiva di autonomia e di collaborazione.

La gestione collaborativa delle spese: i vantaggi di un modello orizzontale

La capacità di delegare diventa così una della caratteristiche salienti di un leader di successo e si trasforma in uno degli strumenti più efficaci non solo per motivare i dipendenti e aumentare la fiducia fra i membri del team, ma anche per gestire il tempo e far crescere sul lungo termine i profitti dell’azienda.

Sulla base di questo presupposto è facile capire come mai una gestione collaborativa delle spese aziendali si riveli più efficace rispetto al classico modello piramidale: la gestione collaborativa rende i membri del team più autonomi e indipendenti, e questo li fa sentire più coinvolti e motivati verso il raggiungimento degli obiettivi condivisi.

Da ritenersi invece superato (o almeno così dovrebbe essere) il tradizionale modello piramidale, tipico delle strutture organizzative che si basano sulla rigida divisione delle competenze e delle responsabilità per funzione, divisione o team di progetto.

Un modello non in grado di semplificare i processi di comunicazione e di gestione delle informazioni all’interno dell’azienda e quindi incapace di assecondare l’innovazione e la crescita del business.

Al contrario, un modello collaborativo diventa garanzia di flessibilità e permette a ogni dipendente di accrescere il proprio livello di autonomia e di partecipazione, ottimizzando i processi aziendali nei tempi, nei costi e nella stessa organizzazione del lavoro.

Per approfondire quali sono i vantaggi per un’organizzazione che sceglie di adottare una gestione collaborativa delle spese, leggi il nostro precedente articolo.

Delegare senza perdere il controllo: l’importanza di una policy aziendale

Abbiamo visto come una gestione collaborativa delle spese garantisca maggiore flessibilità e un più elevato livello di autonomia ai dipendenti. Ma non è tutto qui.

Una gestione di tipo orizzontale, infatti, permette ai dipendenti anche di risparmiare tempo prezioso e di dedicarlo ad attività a maggiore valore aggiunto per tutta l’impresa. E questo è un vantaggio per tutti i livelli aziendali: i manager beneficiano di un aumento di produttività e di prestazioni migliori e il carico di lavoro si riduce notevolmente anche per il dipartimento finance, che si libera dalla gestione delle note spese.

Affinché tutti questi vantaggi si realizzino c’è però una precondizione fondamentale: l’adozione degli strumenti adeguati, per delegare in tutta sicurezza senza perdere mai il controllo. Tra questi, prima di tutto, c’è l’introduzione di una policy efficace e condivisa per la gestione delle spese aziendali.

Cosa si intende per policy aziendale per la gestione delle spese?

Concretamente è un documento formale che raccoglie le misure volte a regolamentare e ottimizzare la gestione dei pagamenti aziendali.

L’obiettivo di questo documento è quello di condividere con tutti i livelli aziendali regole ufficiali, chiare e condivise, sulla base delle quali gestire le spese di team definendo le aspettative e soprattutto facendo chiarezza su possibili dubbi.

Che informazioni deve contenere questo documento?

Dopo un’attenta analisi della situazione aziendale e di quelle che sono le peculiari necessità dei team, all’interno di un documento di policy aziendale è necessario specificare:

• gli strumenti da utilizzare;
• elenco dei costi ammissibili;
• limite massimo per ogni tipologia di spesa;
• scadenze per la presentazione dei giustificativi;
• un documento standard da compilare dopo ogni spesa;
• le informazioni obbligatorie da fornire in base al tipo di spesa.

Esistono diverse tipologie di policy?

Perché una policy sia efficace, occorre che sia chiara e sufficientemente dettagliata. Per questo è consigliabile differenziare in policy specifiche per relativo ambito di applicazione. Come ad esempio quelle dedicate ai viaggi e trasferte o all’organizzazione e la gestione dei budget per gli eventi aziendali.

Event management: delegare i pagamenti e la gestione dei budget

Event management: la pianificazione dei costi

Organizzare un evento aziendale è un’operazione che può presentare numerose criticità e che necessita di un’attenta fase di progettazione e di pianificazione, dove prendere in considerazione non solo gli obiettivi dell’iniziativa ma anche gli eventuali imprevisti che possono intercorrere nel suo svolgimento.

Uno degli aspetti più importanti è quello della pianificazione dei costi, con l’analisi delle spese fisse e di quelle variabili. Si procede così stabilendo un budget preventivo, in modo tale da avere un quadro il più possibile realistico delle risorse da impiegare e di come sfruttarle al meglio.

L’analisi dei costi deve prevedere prima di tutto i costi diretti, quelli che sono cioè essenziali per la riuscita dell’evento e che possono essere stabiliti in anticipo richiedendo preventivi di spesa ai fornitori. Per esempio costi del personale, del catering, della location etc.

Ci sono poi dei costi indiretti, più complicati da stimare precisamente perché in questo caso non si può effettuare un calcolo preventivo ma solo una stima forfettaria. Si tratta di costi variabili, come ad esempio il costo dell’elettricità o del riscaldamento, e spesso dipendono dalla stima ipotetica delle dimensioni dell’evento stesso.

Event management: la definizione dei budget di team

Abbiamo visto come l’analisi dei costi e la previsione del budget non siano operazioni semplici e immediate e come anzi richiedano uno sforzo di pianificazione notevole e un attento coordinamento da parte dei manager, che devono supervisionare le stime fatte dai collaboratori e approvare i budget dei diversi team, relativi a diversi progetti.

Anche da questo punto di vista, la gestione collaborativa delle spese è un’ottima soluzione per ottimizzare i processi e per snellire il lavoro, a ogni livello aziendale.

Tra gli strumenti di expense management messi a disposizione da Qonto, ad esempio, c’è la possibilità di creare più conti business con IBAN dedicati, tutti collegati al conto principale, sui quali versare il budget destinato a un progetto o a un team. Ogni spesa viene quindi classificata e hai completa visibilità e controllo sui flussi in uscita.

Team più autonomi con degli strumenti di pagamento su misura

Un altro strumento con cui rendere i dipendenti più autonomi nella gestione dei budget sono le carte personalizzabili. Queste, infatti, permettono di rendere i team più dipendenti senza tuttavia mai perdere il controllo delle uscite.

Con Qonto, ad esempio, puoi:

• limitare i pagamenti online all’estero;
• impostare un limite di spesa giornaliero, mensile o per transazione;
• limitare l’utilizzo a determinati giorni della settimana o a determinate fasce orarie.

Molto spesso queste carte sono collegate a un’app che ti consente di seguire in tempo reale le spese dei tuoi team, per non perdere mai il controllo sui flusso di cassa.