Come ottimizzare la gestione della nota spese in 3 step

La nota spese è un documento che i dipendenti compilano per ottenere il rimborso delle spese sostenute durante una trasferta di lavoro (es. pranzi e cene, costi di trasporto, ecc.) oppure anticipate per conto dell’azienda.

Man mano che l’azienda cresce, gestire la nota spese è un’operazione che può diventare complessa, sia per il numero degli attori coinvolti (dipendenti, manager, team finanziari) che per le difficoltà tecniche e gli errori nella rendicontazione, tra cui la perdita del giustificativo cartaceo (scontrino o ricevuta), le discrepanze nell’attribuzione delle voci di costo e i ritardi nei rimborsi che ne conseguono.

Tutto questo, oltre a scontentare il tuo team, farà perdere tempo e risorse da dedicare alle attività più importanti e remunerative per la tua azienda.

La soluzione? Ottimizzare la gestione della nota spese con un approccio collaborativo, centralizzato e completamente digitalizzato. Continua a leggere questo articolo per scoprire come fare.

Nota spese collaborativa: quali sono i vantaggi?

La gestione collaborativa delle spese offre una serie di vantaggi per tutti gli stakeholder coinvolti, e parte dal presupposto che ai dipendenti venga offerta l’autonomia e la fiducia necessarie per contribuire proattivamente alla rendicontazione aziendale.

La differenza con la gestione verticale, basata sul concetto che le spese vengano anticipate dai dipendenti per essere poi revisionate e approvate da un unico ente di controllo superiore, è che la nota spese diventa condivisa a livello di team: da una parte, ai dipendenti viene offerta la possibilità di pagare le spese con una carta aziendale e rendicontare la spese in tempo reale, ad esempio allegando la foto dello scontrino; dall’altra i manager possono tenere traccia delle spese e archiviare i giustificativi in un unico posto.

In altre parole, la gestione collaborativa rende ogni membro del team più indipendente e responsabilizzato e un modello orizzontale consente di snellire tutte le operazioni di gestione della nota spese, con un incremento notevole anche della motivazione dei collaboratori.

Come ottimizzare la gestione della nota spese in 3 passaggi

Secondo un’indagine condotta da Qonto a giugno 2022, il tempo mediamente impiegato per la gestione delle note spese nelle aziende che non utilizzano strumenti digitali di expense management è pari a 46 minuti, a cui si aggiunge il tempo che viene impiegato dal reparto amministrativo per la gestione delle stesse (in particolare per il 46.36% degli intervistati il tempo medio è tra i 10 e i 30 minuti, mentre per il 27.27% tra i 30 minuti e 1 ora).

È evidente, dunque, come ottimizzare la gestione della nota spese sia un’esigenza fondamentale per abbattere i costi aziendali e guadagnare tempo da destinare alle attività che contano davvero.

Vediamo com’è possibile farlo in 3 semplici step, attuabili subito.

1) Stabilisci una policy aziendale semplice e chiara

Il primo passo per gestire la nota spese in modo più snello è definire una policy aziendale per la gestione delle spese chiara, completa e comprensibile:

• definisci i costi ammissibili;
• stabilisci dei limiti massimi di spesa;
• crea un documento standard da compilare per giustificare la spesa e specifica quali dettagli è necessario includere;
• imposta le scadenze massime entro le quali inviare la documentazione;
• includi una travel policy aziendale per spiegare in modo semplice come rendicontare i costi di trasferta nella nota spese.

Il modo migliore per stabilire una policy aziendale chiara e trasparente è creare un documento che spieghi in modo comprensibile le regole sulla politica di rimborso delle spese aziendali, da condividere con i nuovi dipendenti in fase di onboarding e inviare al team come promemoria prima di una trasferta.

In questo modo, potrai assicurarti che i tuoi collaboratori abbiano tutte le informazioni necessarie per sostenere le spese di trasferta con la massima tranquillità.

2) Sostituisci i giustificativi cartacei con quelli dematerializzati

Dal 2014, le ricevute dematerializzate hanno lo stesso valore probatorio della loro versione cartacea: ciò significa che scattando una foto al giustificativo di spesa (scontrino o ricevuta), i dipendenti potranno chiedere il rimborso della spesa proprio come accade con il classico scontrino cartaceo.

I vantaggi della digitalizzazione della nota spese sono evidenti: facilità di conservazione, nessun rischio di perdere la copia cartacea, semplicità di condivisione con i team finanziari e maggiore celerità nelle procedure di rimborso.

3) Automatizza la nota spese - o eliminala del tutto - con una soluzione moderna per la gestione collaborativa delle spese aziendali

Gestire la nota spese, registrare i costi sostenuti dal team in trasferta, predisporre i rimborsi sono operazioni laboriose che rubano tempo a tutti - dai dipendenti ai team finanziari.

Il modo migliore per ottimizzare la gestione delle note spese è utilizzare uno strumento digitalizzato e automatizzato per l’expense management, come ad esempio quello offerto dal conto business Qonto: una soluzione che consente di semplificare o eliminare note spese e giustificativi cartacei.

Con Qonto, infatti, non è più necessario richiedere ai dipendenti di anticipare i pagamenti relativi a trasferte, acquisti o altre spese. Le note spese, infatti, così come i rimborsi che ne derivano, vengono sostituite da spese aziendali "dirette".

Questo è possibile grazie alla creazione di carte di debito Mastercard per ciascun membro del team.

L'amministratore del conto aziendale Qonto può richiedere una o più carte (fisiche e/o virtuali) per ogni membro, definendo le autorizzazioni (ossia l'accesso alle finanze aziendali come amministratore o collaboratore) e i limiti di pagamento, con possibilità di modifica o sospensione in tempo reale.

Tutto questo si traduce in maggiore autonomia per i dipendenti, massimo controllo per l'impresa e gestione delle spese più semplice per tutti.

Naturalmente, anche Qonto permette di documentare le spese in forma digitale: quando viene effettuata una transazione, viene subito inviata una notifica mobile, su cui si può cliccare per accedere alla spesa sull'app di Qonto e al collegamento con la fotocamera per allegare direttamente lo scatto della ricevuta.

Inoltre, sia da desktop sia da mobile, è possibile in qualsiasi momento aggiungere il giustificativo di una transazione come foto o documento allegato.

Le spese così sono centralizzate e la gestione contabile richiede molto meno tempo: è possibile controllare tutti i movimenti e le ricevute nello stesso posto in tempo reale, senza dare la caccia ai singoli scontrini.

Conclusioni

Gestire la nota spese è uno degli aspetti più macchinosi della contabilità aziendale: seguendo i consigli di questo articolo, potrai snellire (o eliminare) la nota spese per responsabilizzare il team e guadagnare tempo da dedicare alle attività che contano davvero per la crescita del tuo business.