Cinque errori da evitare nella gestione del cash flow aziendale

È il denaro che muove l’impresa.

La liquidità che circola, accresce e dà ossigeno all’azienda in ogni suo ambito. Per questo motivo la gestione del flusso cassa assume un ruolo centrale nel quadro di una corretta amministrazione finanziaria aziendale.

Conoscere il cash flow, e lavorare attivamente per mantenerne gli equilibri, merita quindi un’attenzione particolare, specialmente per le piccole e medie imprese che, a causa di una crisi e un’inflazione galoppante, si trovano oggi a crescere su un terreno instabile.

L’operazione però è una delle più complicate.

Prima di tutto perché di gestione cassa si parla poco; fatta eccezione per chi già ha incluso nel suo organico un responsabile finanziario, è difficile trovare aziende che in autonomia si occupano di cash flow management nel modo corretto.

E infine perché sbagliare è facile.

Gli equilibri finanziari sono così delicati che pochi piccoli errori nella gestione di cassa sono sufficienti per condurre il proprio business verso strade scivolose. Il che può tradursi in un investimento sbagliato, una crisi di liquidità drammatica, e così via.

Alcuni errori sono poi più gravi di altri.

Nella lista di passi falsi che si commettono con una certa frequenza quando si amministra la liquidità aziendale, possiamo individuarne almeno cinque con un impatto enorme sulla salute finanziaria dell’impresa.

Cinque errori da evitare assolutamente nella gestione della cassa aziendale, e che potrebbero cambiare le sorti del tuo business.

Errore n.1: concentrarsi sul profitto come unica misura di successo aziendale

Questo è certamente l’errore più comune; qui cade soprattutto chi fa impresa ma è ancora alle prime armi. Non possiamo negare l’importanza del profitto come misura del successo di un’azienda. Il profitto, anzi, è forse l’obiettivo ultimo per chi fa impresa, la destinazione finale. Di certo però non basta guardare all’ammontare degli utili per avere contezza dello stato di salute di cui gode la tua azienda. Anzi, concentrarsi soltanto sul profitto può rivelarsi addirittura fuorviante.

Poniamo il caso, per esempio, che la tua azienda abbia registrato nell’ultimo anno livelli di profitto particolarmente soddisfacenti. Immaginiamo anche che, per riuscirci, tu abbia dovuto aumentare i costi di produzione, assumere più dipendenti, investire su nuovi macchinari, ecc.

Ti renderai presto conto che il tuo profitto è cresciuto sì, ma a fronte di decisioni aziendali che hanno incrementato anche le tue spese. E con quali conseguenze?

La più grave è la crisi di liquidità. Crisi di liquidità che scaturisce da spese troppo grandi da gestire nel breve periodo.

Così – nel giro di poco tempo – potresti ritrovarti in gravi difficoltà economiche, al punto da non riuscire più a pagare fornitori e dipendenti. A questo seguirebbe, ovviamente, la necessità di nuovi prestiti e un aumento del capitale di debito che aggraverebbe ulteriormente la situazione.

Può sembrare uno scenario tragico, ma è quello che succede a molte aziende costrette a chiudere i battenti per liquidazione giudiziaria. Conoscere i livelli di liquidità disponibile in cassa è di fatto l’unica via per garantire alla tua attività la stabilità economica necessaria per sopravvivere.

È per questo motivo che la gestione di cassa si pone alla base di ogni scelta strategica, a prescindere dai livelli di profitto che sei in grado di realizzare. Il flusso di cassa va sempre tenuto in considerazione.

Errore n.2: pensare che il monitoraggio dei movimenti sia un lavoro inutile

Un errore di gestione del flusso di cassa tipico delle PMI. Una piccola o media impresa che non lavora con grossi capitali, tende a minimizzare il valore di un corretto lavoro di monitoraggio dei movimenti monetari.

Ciò nonostante, la gestione cassa è un’operazione troppo importante perché possa essere trascurata, a prescindere dalle dimensioni della tua azienda. Ogni piccolo movimento influisce direttamente sui livelli di liquidità.

Non a caso, tra le best practice suggerite ai CFO che amministrano i flussi monetari, viene incluso per esempio anche il tracciamento delle spese piccole; il che vuol dire che persino i movimenti che a prima vista non fanno registrare una variazione di liquidità importante, alla lunga hanno un impatto sulla cassa aziendale.

Pertanto il monitoraggio di pagamenti e spese è imprescindibile, qualsiasi sia la loro origine (es. attività operative, di finanziamento, di investimento).

Errore n.3: sottovalutare l’importanza di una corretta gestione del credito commerciale

Il terzo errore nella gestione della cassa può essere facilmente collegato alla questione dei profitti già menzionata poco sopra.

Quando ti concentri troppo sul fatturato, considerato sempre nell’ottica di una crescita dell’utile, è facile che tu perda di vista gli aspetti più concreti del ciclo di produzione e vendita.

Cosa vuol dire?

Vuol dire che fatturato e incasso della fattura tendono a non coincidere, per lo meno nel breve periodo. Anche se la tua azienda fattura tanto, e può contare su guadagni considerevoli, ciò non toglie che le cifre indicate sui documenti contabili rimangano cifre: ovvero non si traducono immediatamente in liquidità fino a quando non incassi le fatture.

E non è una situazione così rara.

Quello dei crediti insoluti è uno dei problemi più insidiosi che un’impresa si trova a fronteggiare nel corso della sua vita. Un problema che viene spesso sottovalutato, e a cui si cerca di porre rimedio quando è troppo tardi.

Per questo motivo anche la gestione del credito va seguita con attenzione, per evitare di ritrovarsi all’improvviso con le casse vuote.

Errore n.4: basare le proprie decisioni su previsioni del cash flow troppo ottimiste

Se è vero che un mindset positivo dà una grossa spinta a chi fa impresa, bisogna anche ammettere che un eccesso di ottimismo può avere conseguenze allarmanti. Eccesso di ottimismo che, nell’ambito della gestione delle risorse monetarie, si traduce spesso in investimenti avventati o tentativi di espansione maldestri. È indubbio che la crescita di un’azienda sia sempre auspicabile e che, come molte cose nell’imprenditoria, richieda anche un briciolo di imprudenza.

Ma prima di muoversi è sempre utile valutare diversi possibili scenari di previsione, così da riuscire a elaborare in tempo un’alternativa o un piano di riserva.

Gli scenari di previsione sono perciò uno strumento irrinunciabile per chi ha nelle mani le redini di un’azienda; uno strumento che agisce ampliando il campo visivo e, di conseguenza la tua capacità di azione.

Insomma, se vuoi far crescere la tua attività devi imparare a prendere le tue decisioni tenendo conto non solo degli scenari più ottimistici, ma anche di quelli meno desiderabili. Un’operazione che potrebbe forse smorzare il tuo entusiasmo, ma che di sicuro salverà la tua azienda.

Errore n.5: scegliere strumenti a gestione manuale per tenere traccia del cash flow

La grande maggioranza delle PMI sottovaluta ancora oggi la gestione di cassa, nonostante il valore indiscutibile che è possibile trarne.

Lo abbiamo sottolineato più volte: gli errori nella gestione dei flussi di cassa delle PMI sono quelli più diffusi, perché le aziende di piccole dimensioni tendono a:

• lavorare senza fare previsioni future su ricavi, costi, debiti e non solo;
• guardare al fatturato senza pensare al denaro realmente a disposizione;
• trascurare l’importanza dei piccoli movimenti monetari, come le spese più contenute.

È proprio questo atteggiamento disinteressato che ci conduce al quinto e ultimo errore da evitare nella gestione della cassa: il ricorso a un monitoraggio manuale.

Monitoraggio manuale che – nella migliore delle ipotesi – viene svolto su un foglio Excel, ma che in molti casi si riduce a un quadernetto da compilare a fine giornata. Una pratica diffusissima, che si ripercuote sull’intera area finanziaria dell’attività.

Perché, quando registri a mano i movimenti monetari, corri il rischio di dimenticarne qualcuno, inserire per errore delle cifre sbagliate, sbagliare qualcosa nel calcolo del cash flow, ecc.

Senza dimenticare che uno strumento manuale non ti aiuta in tutti i punti secondari – ma importanti – della gestione della cassa, come lo è per esempio l’elaborazione di scenari di previsione di cui abbiamo parlato sopra.

È per questo che oggi comincia a diffondersi, specie tra gli imprenditori più lungimiranti, l’uso di strumenti innovativi che automatizzano ogni processo e semplificano le operazioni di cash management. Software, insomma, che in totale autonomia riescono a tenere sotto controllo ogni aspetto della liquidità aziendale. Software come Agicap.

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