Automazione dei processi contabili e crescita delle aziende

Ottimizzare i processi contabili grazie alla digitalizzazione

La trasformazione digitale di un'azienda comporta il passaggio da processi manuali o parzialmente automatizzati a processi completamente automatizzati, che sono più gestibili e controllabili. Per raggiungere questo obiettivo, è essenziale garantire la prontezza per l'adozione dei documenti elettronici in tutti i settori aziendali.

Storicamente, l'adozione dell'automazione e della digitalizzazione ha favorito lo scambio di documenti elettronici tra le aziende. Tuttavia, recentemente, l'evoluzione delle normative ha assunto un ruolo predominante. Negli ultimi anni, i governi hanno introdotto un numero significativo di requisiti per l'uso dei documenti elettronici, con oltre 70 Paesi che hanno già implementato tali normative e con altri in via di adozione.

La conformità ai requisiti relativi ai documenti elettronici, in particolare per quanto riguarda le fatture elettroniche, riveste un ruolo cruciale. Gli obblighi normativi si estendono anche ad altri tipi di documenti elettronici, come gli ordini, i cataloghi e gli avvisi di spedizione, rendendo la trasformazione digitale una necessità trasversale all'interno delle operazioni aziendali.

Inoltre, sono emersi requisiti specifici anche a livello settoriale e geografico. Ad esempio, in Italia, le organizzazioni pubbliche devono inviare ordini ai fornitori esclusivamente in formato elettronico, mentre la Danimarca sta progettando l'introduzione di mandati per ordini e cataloghi elettronici.

La mancata conformità a tali requisiti normativi può comportare la necessità di collaborare con fornitori aggiuntivi per soddisfare le esigenze di diversi paesi e processi. Questo approccio può diventare oneroso e difficilmente gestibile nel tempo, vanificando gli obiettivi di automazione inizialmente stabiliti.

Di conseguenza, le aziende devono disporre di un partner globale in grado di convertire, trasformare e conformarsi a tutti i diversi tipi di documenti elettronici richiesti dai governi per i processi AP (Contabilità Fornitori) e AR (Contabilità Clienti).

Che cos’è l’automazione AP e quali sono i suoi benefici

Prima di discutere dei vantaggi dell'automazione della contabilità fornitori, cominciamo con una panoramica del concetto di "conto fornitori".

La contabilità fornitori (più comunemente nota come AP e anche come Procure-to-Pay) rappresenta il denaro che un'azienda deve ai suoi fornitori per i prodotti o servizi ricevuti. Fondamentalmente, si tratta di un debito a breve termine, poiché è probabile che l'azienda abbia effettuato tale acquisto a credito.

Come tutte le transazioni commerciali, la contabilità fornitori genera una quantità considerevole di documentazione, come fatture, ordini d'acquisto, merce ricevuta e - nei paesi in cui sono richiesti - fatture pro-forma.

Non solo il processo manuale di elaborazione della documentazione della contabilità fornitori può essere dispendioso in termini di tempo, ma può anche comportare costi elevati, corrispondenti a cifre comprese tra €3 e €15 per fattura. Per ridurre questi costi complessivi, le aziende devono automatizzare e ridurre i costi in ogni fase.

L'impatto del passaggio dalle tradizionali fatture cartacee all'efficienza delle fatturazioni elettroniche (e-invoicing) deve essere considerato una transizione che può portare a riduzioni dei costi fino al 30%. Inoltre, l'automazione senza soluzione di continuità dell'abbinamento degli ordini d'acquisto (PO) con le fatture ha il potenziale per generare notevoli risparmi fino all'80%. Di fronte a tali opportunità convincenti di efficienza dei costi, diventa evidente l'imperativo di una soluzione completamente integrata di automazione della contabilità fornitori.

L'automazione può anche ridurre gli errori umani. I dati non vengono più inseriti in modo errato e le duplicazioni cessano di esistere poiché gli strumenti di automazione della contabilità fornitori segnalano le discrepanze nel sistema.

Risolvere tali problemi comporta ulteriori lavori e ritardi nei pagamenti ai fornitori, che a loro volta possono influire sul flusso di cassa della contabilità fornitori e avere un impatto negativo sulla metrica del costo per fattura. L'automatizzazione della contabilità fornitori può evitare questo problema fin dall'inizio, consentendo risparmi e migliorando la gestione del flusso di cassa.

Essenzialmente, l'automazione della contabilità fornitori semplifica l'elaborazione delle fatture dell’azienda. Guidando le fatture attraverso un flusso di lavoro digitale, i fornitori non si trovano più ad affrontare pagamenti ritardati, ma ricevono pagamenti tempestivi e accurati.

Il funzionamento di tutto ciò può essere suddiviso in tre fasi:

1. Ricezione della fattura. Le fatture possono essere ricevute elettronicamente (un processo noto come e-invoicing) o come copia cartacea. L'e-invoicing può avvenire tramite una connessione business-to-business (B2B) o tramite Electronic Data Interchange (EDI). In alternativa, le fatture possono essere inviate in formato PDF o attraverso un portale dei fornitori. Nel caso delle fatture cartacee, queste devono essere scansionate manualmente o elaborate tramite software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Il software OCR converte le informazioni in dati strutturati in un formato elettronico adeguato.
2. Abbinamento e flusso di lavoro. Una volta che i dati di una fattura sono stati acquisiti o ricevuti elettronicamente, devono essere abbinati all'ordine d'acquisto e alla merce ricevuta pertinenti - operazione che il software di automazione della contabilità fornitori esegue automaticamente. Una volta abbinati, le fatture vengono quindi approvate e trasmesse al sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) o al sistema contabile dell'azienda per il pagamento.
3. Verifica e archiviazione. Molti paesi richiedono alle aziende di archiviare le fatture per un certo numero di anni dopo il processo, operazione che l'automazione della contabilità fornitori può fare, in modo sicuro e protetto. Inoltre, a differenza dell'elaborazione manuale delle fatture, l'automazione produce anche un audit trail digitale completo di tutta la documentazione.

Adatto ad aziende di qualsiasi dimensione, il principale vantaggio dell'automazione è la sua capacità di razionalizzare l'intero processo di contabilità fornitori, eliminando al contempo il potenziale per errori umani e riducendo il costo per fattura.

Inoltre, la possibilità di generare report dettagliati può fornire preziose informazioni e consentire alle aziende di identificare tendenze. Inoltre, la capacità di elaborare e pagare le fatture rapidamente può portare a migliori relazioni con i fornitori.

Allo stesso tempo, passare all'automazione della contabilità fornitori può beneficiare i dipendenti riducendo il tempo trascorso in compiti monotoni e ripetitivi, lasciandoli liberi di concentrarsi su attività che aggiungono maggiore valore e che hanno un maggiore impatto all'interno dell'organizzazione.

Che cos’è l’automazione AR e quali sono i suoi benefici

L'automazione della contabilità clienti, o automazione dei conti da ricevere, consiste nella digitalizzazione delle attività manuali relative alla gestione dei conti da parte dei clienti attraverso l'introduzione di software digitale.

Conosciuta a volte come processo ordine-pagamento, questa procedura comune ma necessaria può essere digitalizzata, trasformando processi manuali e time-consuming in scambi di documenti elettronici e dati.

In parole semplici, la tecnologia che guida l'automazione della contabilità clienti semplifica il lavoro quotidiano. È vantaggiosa, ad esempio, per l'e-invoicing, poiché accelera il processo di pagamento convertendo gli ordini di vendita in fatture elettroniche non appena gli ordini vengono evasi.

Inoltre, i sistemi finanziari dei fornitori sono collegati a una rete aziendale, consentendo a un'azienda di inviare istantaneamente fatture elettroniche. Come parte di questo processo, il software controlla automaticamente i documenti per l'accuratezza delle informazioni e delle cifre, aiutando con i requisiti di conformità. Aumenta anche la possibilità che le fatture vengano approvate istantaneamente riducendo il numero di errori.

L'automazione utile continua con le programmazioni di fatturazione e la gestione dei pagamenti. La fatturazione per abbonamento garantisce che i clienti ricevano fatture tempestivamente e la gestione automatizzata dei pagamenti abbinano i pagamenti dei clienti alle fatture aperte. Ciò consente alle aziende di evitare il processo di conciliazione.

Infine, per quanto riguarda i crediti, è possibile pianificare promemoria di pagamento automatici per garantire che i pagamenti siano puntuali. Nel complesso, questo aiuta le aziende a ridurre il lavoro manuale dei conti da ricevere.

Le aziende di tutte le dimensioni possono beneficiare dell'automazione dei conti da ricevere. In particolare, può aiutare le aziende medio-grandi a semplificare il loro processo ordine-pagamento, risparmiando tempo ai dipendenti.

I principali vantaggi includono:

• Velocità: è possibile ottenere un flusso di cassa più veloce con un sistema razionalizzato. I fornitori sono collegati a una rete aziendale e il software integrato controlla automaticamente i documenti per le informazioni corrette. Una volta che una fattura è stata inviata in un formato preferito, può essere elaborata istantaneamente, tradotta e convalidata, pronta per essere pagata immediatamente dai clienti. Ciò combatte i ritardi riscontrati quando si fa questo manualmente.
• Visione d'insieme: quando si affronta manualmente l'attività dei conti da ricevere, le organizzazioni possono essere sopraffatte dai dati provenienti da diverse fonti. Con l'automazione dei conti da ricevere, le informazioni possono essere raccolte e analizzate attraverso strumenti di reporting e cruscotti all'interno del software. Cose come avere visibilità su quando un cliente ha ricevuto, aperto e visualizzato una fattura sono utili per le aziende e non erano precedentemente possibili. La centralizzazione dei dati consente una visione olistica dell'intero processo dei conti da ricevere.
• Risparmio di tempo ed efficienza dei costi: l'automazione dei conti da ricevere significa un dipartimento AR più efficiente, poiché si risparmia tempo su compiti manuali e ripetitivi. Il personale non ha più bisogno di inserire manualmente i dati o creare fatture. Cose come promemoria automatiche di pagamento ed email di riscossione possono essere impostate, il che significa che non è necessario inseguire i pagamenti. Questo consente alla forza lavoro AR di concentrarsi sulla previsione del flusso di cassa e sulle attività finanziariamente lucrative che aggiungono valore all'azienda. L'uso della tecnologia significa anche che i conti dei clienti possono essere gestiti più da vicino, riducendo il tempo di monitoraggio necessario dal personale.

Riduzione degli errori umani: si elimina anche l'errore umano. Il software rimuove errori semplici che possono costare tempo e denaro. Non c'è bisogno che i team inseriscano manualmente i dati, il che può portare a errori, poiché l'automazione dei conti da ricevere si occupa di questo. Inoltre, poiché i requisiti diventano più complessi, avere un sistema automatizzato in atto consente alle aziende di essere sicure per il futuro.